Alles in sechs Monaten

von Oliver Graue

Innerhalb eines halben Jahres hat der Chiphersteller Infineon sein Reisemanagement ganz neu aufgesetzt. Travel Manager Jörg Gerhardt erzählt, wie er unter dem Zeitdruck gearbeitet hat.

Foto: Oliver Graue

Es hat ihm Spaß gemacht – trotz des enormen Zeitdrucks. Wenn Jörg Gerhardt davon erzählt, wie er beim Münchner Chiphersteller Infineon Technologies innerhalb eines halben Jahres ein komplettes Travel Management neu aufgebaut hat, dann leuchten seine Augen. Wer hat die- se Chance schon? Dazu noch bei einem Unternehmen, das mit fast 26.000 Mitarbeitern und drei Milliarden Euro Umsatz zu den ganz Großen zählt?

Noch bis Mitte 2009 war Gerhardt als Berater tätig gewesen, vor allem für Siemens. „Dort hatte ich Idealvorstellungen vom Travel Management entwickelt, die ich nun in die Realität umsetzen konnte“, schwärmt er. Genau sechs Monate hatte er dafür Zeit. „Nachdem feststand, dass sich die Organisation unserer Reiseplanung ändern würde, musste bis Januar 2010 eine eigene Infrastruktur her“, berichtet Gerhardt und bilanziert: „Dieser Zeitdruck war ein Glücksfall. Denn nur so konnten wir wirklich radikale Ergebnisse erreichen.“

Einig mit Top-Managern

Die Travel-Strategie hatte der 48-Jährige in einem Lenkungsausschuss formuliert, gemeinsam mit Top-Managern einzelner Abteilungen wie Personal, Finanzen, Einkauf und IT.

Porträt

Wieder hohe Gewinne mit Elektrochips

InfIneon, 1999 zunächst als Siemens-Ausgliederung des Halbleitergeschäfts gegründet, stellt Elektrochips her. Der einst um sein Überleben bangende Konzern schreibt wieder dick schwarze Zahlen und rechnet fürs Geschäftsjahr 2009/10 mit einem Umsatz von 3,03 Milliarden Euro. Das in München sitzende Unternehmen hat 25.650 Mitarbeiter in insgesamt 23 Staaten.

Gut 10.000 Mitarbeiter gelten als Vielreisende. Die Reisekosten bewegen sich in einem hohen zweistellligen Millionenbereich.

Jörg Gerhardt arbeitet seit Juni 2009 als Travel Manager bei Infineon und war davor beratend für Siemens tätig.

„Von Beginn an hatten wir die volle Unterstützung des Managements“, betont Gerhard, der selbst dem Personal-Ressort angehört. Das wichtigste Ziel: eine genaue Über- sicht über Reisekosten und Reiseverhalten, „um klar steuern zu können“. Volumenbündelung, Transparenz und die Möglichkeit zum feinen Steuern – drei Begriffe, die er immer wieder betont: „Das ist das A und O. Alles andere bewegt sich dazwischen.“

Ein Partner mit 23 Filialen

Alles andere, das ist zum einen das Reisebüro, das Gerhardt global ausgeschrieben hat. Statt wie zuvor völlig eigenständige Agenturen in den 23 Ländern mit Produktions- und Entwicklungsstandorten zu haben, sollte es nur noch ein einziger Partner mit jedoch dezentralen Filialen sein. „Wir wollen das Gesamtvolumen unseres Reiseeinkaufs kennen, brauchen also konsolidierte Daten. Und wir möchten unseren Partner zentral steuern können“, erklärt er. „Wir wollen aber keine globalen Reisevorgaben. Das würde wegen der kulturellen Differenzen nicht klappen.“

Firmenkreditkarten waren im Unternehmen vorhanden, die Konditionen mussten jedoch neu verhandelt werden. Ähnlich verhielt es sich mit der Online-Buchung. Bereits vor 2010 hatte Infineon mit über 80 Prozent zwar eine sehr hohe Nutzungsrate, die Systeme – Cytric für Europa, Concur für die USA – hat der Reiseprofi aber neu aufgesetzt. „Das ausgeprägte Verständnis der Kollegen für schnelle Lösungen hat mir dabei geholfen“, sagt er: „Das gehört einfach zu unserer Unternehmenskultur.“

Den Reiseeinkauf erledigt Gerhardt elektronisch, und für die Kostenabrechnung nutzt er SAP HR-Reise und Concur. Was ihn schon jetzt an sein nächstes Ziel denken lässt: einen integrierten Prozess. „Wir werden technische Schnittstellen zwischen Kreditkarte, Online-Buchung und Abrechnungssoftware schaffen, um unsere Geschäftsreisen lückenlos managen zu können.“ Spricht’s – und schon wieder leuchten die Augen.

Vorher

Bis 2009 hatte Infineon einen externen Travel Service in Anspruch genommen. Somit existierte zwar bereits ein professionelles Travel Management, es mussten jedoch eine Infineon-eigene Infrastruktur aufgesetzt sowie ein eigener Reiseeinkauf völlig neu etabliert werden.

Nachher

Als globaler Reisebüro-Partner ist seit April 2010 FCM tätig – das Ergebnis einer Ausschreibung. So sollen sich die Reiseausgaben aus den 23 Produktionsländern leichter zusammenfassen lassen. Gebucht wird online, bezahlt per Firmenkreditkarte. Für den Einkauf von Firmenraten sind die Systeme Farefinder (Flug) und Ratefinding (Hotel) im Einsatz.