Geschäftsreisen online buchen

Es kommt eben doch auf die Größe an. Claudia Schmidt, Travel Managerin bei Süss Microtec, plant und bucht die Geschäftsreisen für 110 Mitarbeiter des Münchner Spezialmaschinenherstellers – eine überschaubare Zahl. Gerade noch so groß, dass alle Buchungen über einen einzigen Schreibtisch gehen können.

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Im März 2005 führte Süss eine Online-Buchungssoftware ein. Statt ihr Reisebüro anzurufen, klickt Claudia Schmidt heute LCC Comfort 24 an, das Geschäftsreiseportal der Lufthansa City Center. „Mit großem Sparerfolg“, sagt sie. Auch deshalb, weil nur sie selbst bucht. „Das macht die Sache effektiver“, sagt Schmidt: „Ich kann mit den Reisenden reden, wenn es billige Flüge gibt, die einige Stunden vor oder erst kurz nach dem eigentlichen Termin starten.“

Ohne Frage: Dort, wo Travel Manager, Sekretariate oder Assistenzen zentral buchen, zahlt sich die Online-Buchung oft rasch aus. Aber auch für Firmen, in denen Mitarbeiter ihre Trips selbst organisieren, kann das Internet von Vorteil sein. Wohlgemerkt: kann. „Nicht für alle Betriebe lohnt sich der Umstieg“, mahnt der Hamburger Berater Sebastian von Stein: „Gerade Mittelständler fahren mit dem klassischen Reisebüro-Modell oft günstiger.“

Seit Herbst 2004 widmen Geschäftsreiseplaner dem Thema Online-Buchung erhöhte Aufmerksamkeit. Etliche Linienfluggesellschaften, darunter die Lufthansa, strichen damals ihre Provisionen. Unter den Service-Gebühren, die Reisebüros nun erheben, leiden in erster Linie kleine und mittlere Unternehmen. Denn ihr Reiseetat ist zu klein, um in den Genuss vergünstigter Firmenraten zu gelangen.

Spezielle Buchungssoftware

Internet liegt im Trend. So buchten bei FCM DER Travel Solutions 2005 bereits 15 Prozent aller Firmenkunden online – dreimal mehr als im Jahr zuvor. Gemeint ist damit aber nicht die direkte Buchung auf der Homepage eines Linien- oder Billigfliegers – denn hier fehlen die Vergleichsmöglichkeiten. Und nacheinander alle Anbieter durchzuklicken, um deren Tarife zu vergleichen, macht die Sache eher teurer: Wertvolle Arbeitszeit geht dabei verloren.

BizTravel-Tipp

Ab in die Warteschleife!
Ihre Kollegen buchen noch immer vorwiegend telefonisch, obwohl Sie gern aufs Internet umstellen wollen? Versuchen Sie es mit einer Warteschleife, in der die Telefonierer landen. Wortlaut: „Wir werden Sie gleich ins Reisebüro durchstellen. Sie können aber auch online buchen. Bitte gehen Sie dazu auf unsere neue Intranet-Seite …“

Die Alternative sind so genannte Online-Buchungsmaschinen, kurz: OBE (englisch: Online Booking Engines), eine Software, die auf die klassischen Reservierungssysteme zugreift. OBE speisen sich darüber hinaus aus Spezialtarifen der Airlines und in aller Regel auch aus den Internet-Preisen der Billigflieger. Zu buchen sind ferner Hotels, Mietwagen und Bahn. Einige Programme wie E-Travel von Amadeus vergleichen für die eingegebene Strecke zudem Preise und Reisezeiten von Flug und Bahn.

Hersteller wie Cytric, Amadeus, Getthere, KDS oder Da Gama vermarkten ihre Programme direkt an Unternehmen. Für die Nutzung müssen Firmen mit monatlichen Kosten von mindestens 800 Euro rechnen, hinzu kommen Anfangsinvestitionen (rund 2000 Euro). Das rechnet sich also meist nur für Betriebe mit hohem Reiseaufkommen. „Erst ab 100 Flugtickets pro Monat ist eine eigene Software sinnvoll“, erklärt Berater von Stein. Andere beziffern den rentablen Einsatz bei mindestens einer Million Euro Reiseausgaben pro Jahr.

Mittelständler, die sich für die Buchung übers Internet interessieren, sind mit den IT-Angeboten der Reisebüros besser bedient. Nahezu alle Geschäftsreiseketten bieten spezielle Programme an – wobei sich hinter Namen wie LCC Comfort 24, AXO oder DTS 24 meist die Programme der großen Hersteller verbergen. Die Ketten haben sie mitunter modifiziert. Vorteil dabei: Sie bieten ihren Firmenkunden die Installation kostenlos oder zu einem niedrigen Betrag an. Im Gegenzug erheben sie pro Buchung eine Gebühr: „Die ist aber deutlich niedriger als bei telefonischer Buchung“, bilanziert Süss-Managerin Schmidt, die das Programm über ihren Münchner Reisebüro-Partner Giller Reisen laufen lässt.

Dennoch ist der Aufwand von Online-Buchungen nicht zu unterschätzen. Je weniger fit die Mitarbeiter eines Unternehmens im Umgang mit dem Internet sind, desto weniger erfolgreich wird sich die Umstellung erweisen. Wer aus Angst davor, Falsches zu buchen, letztlich doch beim Reisebüro anruft, der treibt die Kosten eher in die Höhe. „Der Kauf eines Online-Tools reicht sicher nicht aus, um die Nutzung des Internet nach oben zu treiben“, warnt BCD-Europa-Chefin Ilona De March. Change Management tut Not, wie Daniela Strasser, Leiterin Corporate Solutions bei Amadeus, betont: Von Anfang an muss bei den Mitarbeitern Überzeugungsarbeit geleistet werden.