Geschäftsreisen online buchen

Wer den Preis sieht, bucht billiger

Dann allerdings entfaltet das Internet seine positive Wirkung: „Sieht ein buchender Mitarbeiter die Preise auf dem Bildschirm, ist er eher geneigt, den billigen Flug zu nehmen“, berichtet Dirk Brehmer, Travel Manager beim Pharmahersteller Lilly. Doch nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die Reisen des Unternehmens müssen online zu buchen sein: „Wenn der größte Anteil der Flugreisen keine Punkt-zu-Punkt-Verbindungen sind, ist der Umstieg auf eine Buchungssoftware nicht empfehlenswert“, so Daniela Strasser. Dasselbe gilt für Unternehmen, die ihre Reisen oft kurzfristig umbuchen.

Travel-Management-Berater Peter Schmid von Brainnet formuliert es so: „Online-Buchung ist ideal für Firmen, die einen hohen Europa-Anteil und viele einfache Flugstrecken haben.“ Wer interkontinental unterwegs ist oder Flüge mit vielen Zwischenstationen unternimmt, ist mit dem Reisebüro besser bedient. „Schon bei Flügen durch Afrika oder bei einer Asien-Rundreise erweist sich das Internet als problematisch“, nennt Winfried Barczaitis, Osteuropa-Chef von American Express, ein Beispiel. Und: „Kreatives Ticketing, also etwa Überkreuz-tickets buchen, das können nur Menschen“, fügt Berater von Stein an.

Reiserichtlinien erhöhen Nutzen

Am Anfang sollte immer „eine Wirtschaftlichkeitsrechnung stehen“, empfiehlt Schmid: Daher muss zunächst das Reiseverhalten analysiert werden: Wohin fliegt die Firma? Wie hoch sind Volumina und Prozesskosten? Auch wenn manche Unternehmen wie Ikea sehr rasch hohe Nutzungsraten erzielen: „Realistisch sollte man von einer Internet-Rate von 50 Prozent nach drei Jahren ausgehen“, sagt Schmid – bei freiwilliger Nutzung.

Wichtige Voraussetzung für Online-Buchungen sind Firmenkreditkarten. Ihren Nutzen erhöhen strenge Reiserichtlinien, die in der Software hinterlegt werden. „Bei unserer Studie haben 76 Prozent der Geschäftsreisenden gesagt, das Internet könnte sie davon abhalten, die Richtlinien zu umgehen“, sagt Martina Eggler, Vertriebschefin von CWT. Und: Regelmäßige statistische Auswertungen, die von den meisten Programmen angeboten werden, geben Auskunft darüber, wann und warum sich Mitarbeiter nicht an die Richtlinien gehalten haben. Und sollte die Firmen auf die Abgabe der gesammelten Prämienmeilen bestehen, erweist sich auch hier das Internet als effektiv: „Wenn ein Reisender gegen diese Regel verstoßen will, müsste er dies per Mausklick tun“, sagt American-Express-Manager Barczaitis. Das wiederum wagen die wenigsten.

Neu: integrierte Systeme

Firmen, die sich für die Online-Buchung entscheiden, beginnen in der Regel mit einer autonomen Lösung. Das heißt, die Software funktioniert unabhängig von den übrigen IT-Systemen des Unternehmens. Den Umstieg auf eine integrierte Lösung – also auf den kompletten IT-Kreislauf von der Genehmigung über die Buchung bis hin zur Reisekostenabrechnung – wagen die meisten erst später.

Wer sofort ein integriertes System will, dem bietet der Markt die passende Lösung. KDS (Corporate 6.0) und HRG (Spendvision, ohne Genehmigung) preschen vor. Ende 2006 folgt Inmoti. Interessant dürfte eine solche Software vor allem für solche Betriebe sein, die keinen Reisebüro-Partner haben. Um sie buhlen aber auch Internet-Reisebüros wie Opodo und Expedia. Eines allerdings gilt in jedem Fall: Wer umstellen will, sollte mehrere Monate dafür einplanen. „Ausreichend Zeit zum Ausprobieren der neuen Technik ist wichtig“, bestätigt Travel Managerin Claudia Schmidt. Dabei liefert das Reisebüro telefonische wie persönliche Hilfe. „Ganz ohne uns geht’s nicht“, freut sich Astrid Grillenberger vom Münchner Reisebüro Giller.

Nokia: Internet-Start mit langem Anlauf

Foto: Nokia

Die Einführung einer Online Booking Engine kann langwierig sein. Selbst Technikunternehmen sind vor Rückschlägen nicht gefeit. Dies zeigt das Beispiel Nokia: Der finnische Handy-Hersteller benötigte sechs Anläufe, ehe der erfolgreiche Einsatz eine Online-Buchungssoftware gelang.

Den ersten Schiffbruch erlitt der Konzern 1998 mit einer eigenen Entwicklung. Nicht viel besser verlief es mit den Anläufen zwei, drei und vier in den Jahren 2000 und 2001. Bereits nach kurzer Zeit wurden die jeweiligen Programme wegen technischer Mängel wieder abgeschaltet. System Nummer fünf wurde drei Jahre lang erprobt. Dann zog der Vorstand auch hier die Reißleine. Die Software erfüllte nicht die Anforderungen der Nutzer und verlor die nötige Akzeptanz.

Heute nutzt das Unternehmen ein Programm von Getthere inklusive technischer Unterstützung. Gelingt der weltweite Einsatz, sollen die Flugscheinkosten in den kommenden Jahren je nach Land um 5 bis 25 Prozent sinken.