Reisen mit Rückgrat

Bestimmen Sie die Richtung: Richtlinien legen verbindlich fest, wie Mitarbeiter fliegen dürfen.
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Abrupt und unsanft wurden viele von ihnen aus ihrem Dornröschenschlaf gerissen: Reiserichtlinien, die zuvor unbeachtet in Schubladen schlummerten, mutierten im vergangenen Jahr zu wahren Shooting Stars. Sie sollten richten, was die Krise 2009 angestellt hatte: Die Unternehmen kürzten drastisch bei ihren Reisekosten. Und dabei sollten die Reiserichtlinien helfen. Entweder indem sie hervorgekramt und erstmals wirklich umgesetzt wurden, oder indem bereits befolgte Regelwerke verschärft wurden. Statt Business Class schreiben sie seither Economy vor, Bahn statt Flug und für die Nacht das Drei- statt des Vier-Sterne-Hotels.

Ganz klar: Wer seine Geschäftsreiseausgaben auf den Prüfstand stellen will, der greift zunächst zum Reiserichtlinien-Management. Es steht auf Platz eins der wirkungsvollsten Schritte zum Sparen – gefolgt von der verstärkten Nutzung des Internets, der Buchung von Billigfliegern und der Bündelung von Volumen, um Rabatte auszuhandeln.

Die heimliche Verfassung

Von der Karteileiche zum Kostensenkungsinstrument: eine tolle Karriere! Wenn da nicht etliche Stolpersteine wären. „Wer bereits zu Beginn der Krise über eine funktionierende Richtlinie verfügte, war deutlich besser dran als derjenige, der eine solche erst erschaffen musste“, zeigt sich Marcus Scholz, Manager Corporate Travel Services beim Maschinen- und Anlagenbauer Dürr, überzeugt. Denn eine Richtlinie aufzustellen ist komplex: Die „Verfassung des Travel Management“, als die das Regelwerk gilt, bedarf der Mitarbeit und Zustimmung vieler im Unternehmen.

Das rät Marcus Scholz von Dürr

Mit knapp 6000 Mitarbeitern und 1,1 Mrd. Euro Umsatz ist die im schwäbischen Bietigheim-Bissingen ansässige Dürr AG der Weltmarktführer in der Lackier-, Auswucht- und Reinigungstechnik. Marcus Scholz, Manager Corporate Travel Services, hat 2008 eine Reiserichtlinie aufgestellt. Seine Empfehlungen:

Holen Sie sich ein hartes Mandat der Unternehmensführung.
Binden Sie den Betriebsrat ein und beziehen Sie alle betroffenen Abteilungen samt der buchenden Sekretariate ein.
Prüfen Sie bestehende Betriebsvereinbarungen, kündigen Sie sie gegebenenfalls.
Trennen Sie mitbestimmungspflichtige und mitbestimmungsfreie Elemente.
Sprechen Sie im Vorfeld in einer Arbeitsgruppe schwierige Punkte ab.
Formulieren Sie einfache und verständliche Regeln.
Überprüfen Sie flankierend ihre bisherigen Buchungsprozesse, die Firmenverträge mit den Anbietern, und binden Sie das Reisebüro mit ein.
Nutzen Sie alle Wege der Kommunikation zur Bekanntmachung der Richtlinie im Unternehmen, nennen Sie ehrlich die Vor- und Nachteile.
Bauen Sie einen klaren Eskalationsprozess bei Verstößen auf: Auch das Reisebüro muss wissen, wie es vorgehen soll, wenn Reisende „vorbeibuchen“ wollen.

Zudem müssen Richtlinien so formuliert und gestaltet sein, dass sie rechtlich einwandfrei sind und sich nicht unterschiedlich auslegen lassen. Sie müssen allen Mitarbeitern bekannt sein. Sie müssen sich ohne großen Aufwand durchsetzen lassen. Und sie müssen im Falle von Verstößen wirkungsvolle und realistische Strafen vorsehen.

1. Am Anfang steht die Analyse

Eine Richtlinie aufstellen kann nur, wer über die Reisen in seinem Unternehmen genau Bescheid weiß: Wer reist wohin? Wie? In welcher Serviceklasse? Wann wird gebucht? Und über welche Kanäle? Welche Fluggesellschaften werden genutzt? Und welche Hotelkategorien buchen die Reisenden? Eine zeitaufwendige Analyse — vor allem dann, wenn per Excel-Liste alle möglichen Verrechnungskonten geprüft werden müssen. Einfacher ist es, sich diese Zahlen über die Reisekosten-Software, über Firmenkreditkarten oder über den Reisebüro-Partner zu ziehen.

Erst mit Hilfe solcher Daten lässt sich überlegen, an welchen Stellen die Daumenschrauben fester sitzen können. Ließe sich etwa die frühere und damit preisgünstigere Buchung zur Pflicht machen? Bis zu welcher Flugdauer wäre die Economy „drin“? Reicht eine niedrigere Hotelkategorie? Wichtig: Richtlinien müssen realistisch sein, „sie müssen dem Tagesgeschäft entsprechen“, wie die Beraterin Andrea Zimmermann (btm4u) betont: „Eine generelle Vorgabe für Economy-Flüge zum Beispiel ist schwer durchsetzbar, wenn das Unternehmen oft sehr kurzfristig reagieren muss oder Reisen bucht, die zu einem großen Teil kundengesteuert sind.“ Und wichtig ist auch: Existieren möglicherweise schon andere Reiserichtlinien oder Betriebsvereinbarungen? Und was sehen diese vor?

2. Viele Köche stehen am Herd

Bei der Erstellung oder Überarbeitung von Richtlinien gilt im Gegensatz zur Redensart: Viele Köche sind nötig – denn wenige würden den Brei verderben. „Beziehen Sie alle Kollegen ein, die betroffen sind“, rät der Dürr-Verantwortliche Marcus Scholz. Am besten, das Travel Management ruft eine Arbeitsgruppe ins Leben, an der je nach Unternehmensgröße Abteilungen wie Einkauf, Personal, Datenschutz, IT, Finanzen und Recht beteiligt sind. Ihnen sollte das Travel Management seine Vorschläge präsentieren. „Binden Sie von Anfang an den Betriebsrat mit ein“, rät Scholz: „Dann haben Sie es einfacher, die Richtlinie durchzusetzen.“ Allerdings nur, wenn die Beschlüsse der Arbeitsgruppe dokumentiert und vom Betriebsrat abgezeichnet werden.

Und Firmen, in denen Sekretariate buchen, sollten auch diese einladen: Erstens, weil sie oft wertvolle praktische Details kennen, und zweitens, um sich nicht Feinde zu schaffen – „nur weil man das eine oder andere buchende Sekretariat vergessen hat“, warnt Scholz.

A und O ist das Mandat der Unternehmensführung: Diese sollte ihre Unterstützung schriftlich versichern. Schließlich müssen sich auch die Chefs später an das Regelwerk halten, um ihm Glaubwürdigkeit zu verleihen. „Führungskräfte sollten die Richtlinie vorleben“, sagt Tina Buhrmester, Travel Managerin des schwäbischen Automatisierungs-Spezialisten Festo. Ist Holzklasse vorgeschrieben, sollte auch der Chef nicht in der Business Class fliegen.

So formulieren Sie Reiserichtlinien

Grundsätzliches: Vor der Nennung der einzelnen Reisekosten sollten die übergreifenden Fragen geregelt werden. Beispiele: Was gilt als Dienstreise? Wie sieht das Genehmigungsverfahren aus? Welche Belege sind bei der Abrechnung nötig? Wer bucht, und wie geschieht das? Wie werden die Reiseleistungen bezahlt? Gibt es Vorschüsse? Sind Kreditkarten Pflicht? Wie steht es ums Thema Sicherheit? Welche Versicherungen gibt es?

Flugkosten: Beispiel: „Für alle Flüge muss das Best-Buy-Prinzip angewendet werden, es muss der günstigste Anbieter gebucht werden. Sind Umsteigeverbindungen billiger als Direktflüge, müssen diese gewählt werden, wenn die Wartezeit beim Umsteigen geringer als zwei Stunden ist (interkontinental: drei Stunden).“ Oder: „Es ist immer Economy Class zu buchen. Business Class ist nur dann erlaubt, wenn die reine Flugdauer fünf Stunden überschreitet. Bis zu sieben Stunden ist jedoch Economy Pflicht, wenn der Mitarbeiter bereits am Vorabend des Termins anreist und im Hotel übernachtet.“

Bahn: Beispiel: „Bei Bahnreisen, die bis zu drei Stunden dauern, muss die 2. Klasse gebucht werden. Erst ab dieser Dauer ist die 1. Klasse erlaubt.“ Oder: „Mitarbeitern, die nachweisbar Vielfahrer sind, wird eine Bahn-Card 50 zur Verfügung gestellt.“

Hotel: Beispiel: „Grundsätzlich dürfen nur Hotels gebucht werden, mit denen ein Firmenabkommen besteht. Auch hier ist zu prüfen, ob tagesaktuelle Preise in unserem Online-Hotel-Buchungsportal nicht zu einem günstigeren Tarif angeboten werden. Dieser ist dann vorzuziehen.“ Oder: „Die Preisgrenze für Hotels beträgt 85 Euro. Höhere Preise sind zu begründen.“

Straßenverkehr: Beispiel: „Die Nutzung der öffentlichen Verkehrsmittel ist vorgeschrieben. Nur wenn diese nicht existieren oder begründbar nicht zumutbar sind, darf das Taxi genutzt werden.“ Oder: „Mietwagen dürfen nur beim Firmenpartner zur Firmenrate gebucht werden. Fahrzeuge der Klasse C sind vorzuziehen. Sie müssen voll betankt abgegeben werden.“