Reisen mit Rückgrat

3. Reden Sie Klartext

Grob gesagt: Reiserichtlinien sollten alles rund um die Geschäftsreise regeln. Beispielsweise, wer wie was zu buchen hat. Also: Reisebüro oder Online? Economy oder Business?

Ab wie viel Stunden Wartezeit sind preisgünstigere Umsteigeflüge zu buchen? Für wen gibt es eine Bahn-Card? Wie erfolgt die Abrechnung? Sind Genehmigungen nötig? Ist die Firmenkreditkarte Pflicht? Wie geht man bei Umbuchungen oder Stornierungen vor? Wie sind Hotels zu reservieren – direkt oder über ein Hotel-Online-Portal? Und gibt es Höchstgrenzen für den Zimmerpreis?

Eines gilt immer: „Sprechen Sie Klartext“, rät der Berater Jörg Martin (CTC): „Ohne verpflichtende Worte – also muss statt sollte – geht es nicht. Denn Reisende sind erfinderisch, wenn es darum geht, Hintertürchen zu finden.“ Einige Inhalts- und Formulierungshilfen finden Sie auf Seite 13. Zwei andere Beispiele: Christoph Carnier, Travel Manager des Pharmakonzerns Merck, erlaubt in den Reiserichtlinien die Business Class erst ab einem Nonstop-Flug von vier Stunden Dauer – und Business grundsätzlich nur für den, der sich nur kurze Zeit am Zielort aufhält. Tina Buhrmester greift einen anderen Kostentreiber gezielt an: „Mietwagen-Nutzer müssen ihre Autos voll betankt abgeben.“

„Mindestens einmal im Jahr sollte man seine Richtlinie aktualisieren“, rät Jörg Martin. Vielleicht haben sich Verpflegungspauschalen, Buchungswege oder bevorzugte Airline-Partner geändert. Schon daher empfiehlt sich die Aufteilung des Regelwerks in eine Basisrichtlinie mit starren und mitbestimmungspflichtigen Teilen – und einen Bereich, „der sich schnell und ohne Kündigung der gesamten Richtlinie überarbeiten lässt“, sagt Marcus Scholz von Dürr.

4. Reden ist Gold

Warum darf ich nicht mehr Business fliegen? Und wieso soll ich mein Lieblingshotel künftig links liegen lassen? Reiserichtlinien lassen sich nur durchsetzen, wenn jeder Mitarbeiter sie kennt – und ihren Sinn versteht. E-Mail- Newsletter helfen hier ebenso weiter wie kurze Infoveranstaltungen, auch mit und fürs Reisebüro! „Richtlinien sollten fair sein und die Interessen von Unternehmen und Mitarbeitern ausgewogen vertreten“, sagt Andrea Zimmermann: „Ebenso klar aber müssen die Folgen bei Zuwiderhandlung genannt und im Ernstfall auch umgesetzt werden.“

Wobei feststeht: „Richtlinien sind kein Instrument allein für Krisen“, betont Scholz: „Auch in guten Zeiten helfen sie, Reisekosten zu steuern.“ Vorausgesetzt, sie fallen dann nicht wieder in einen Dornröschenschlaf.

VKB lässt Richtlinien überprüfen

Seine Reisekostenabrechnungen lässt die Versicherungskammer Bayern (VKB) extern vom Dienstleister ADP verarbeiten. Vorteil: ADP sorgt zugleich dafür, dass die Reiserichtlinien eingehalten werden.

„Vorher hatten unsere Mitarbeiter die Reisekostenabrechnung selbst erstellt“, berichtet Andreas Lang, Leiter Personalinstrumente und Steuerung: „Damals hatte auch noch jede Tochtergesellschaft ihre eigenen Reiserichtlinien.“

Mit der externen Bearbeitung der Kostenbelege hat Lang konzerneinheitliche Reiserichtlinien festgelegt. Für alle Gesellschaften des Unternehmens (6400 Mitarbeiter) gelten nun dieselben Regeln, zum Beispiel für die Wahl der Serviceklassen. Falls ein Reisekostenbeleg der Richtlinie widerspricht, wird dieser nicht gebucht.

„Die Abrechnung wird dann zwar nicht automatisch gekürzt, doch ADP setzt sich mit den Reisenden selbst und in komplexen Fällen mit dem Reisemanagement in Verbindung“, erklärt Lang. Für ihn ein Vorteil: „Für externe Dienstleister ist es leichter, Richtlinien durchzusetzen. Es gibt weniger Diskussionen, weil die Instanz eine andere ist. Und es fehlt jeder Spielraum.“

Auch die Geschäftsreiseanbieter verfügen über Instrumente, mit denen sich Richtlinien kontrollieren lassen. So schickt etwa der CWT Policy Messenger automatisch E-Mails an Firmenmitarbeiter, sobald sie gegen das Regelwerk verstoßen. Das Tool Agency & Card zeigt zugleich dem Travel Manager eventuelle Abweichungen an.

Von A wie Arztbesuch bis V wie Visa: wichtige Tipps

Sanktionen: Drohen Sie in den Richtlinien nicht nur mit Strafen, sondern setzen Sie diese auch tatsächlich durch – sonst verliert Ihr Regelwerk jeden Respekt. Bauen Sie einen Eskalationsprozess auf, das heißt, definieren Sie, wie bei Verstößen vorzugehen ist. Teilen Sie Ihrem Reisebüro mit, an wen es sich wenden muss, wenn beispielsweise Mitarbeiter versuchen, telefonisch eine vorgeschriebenen Online-Buchung zu umgehen. Setzen Sie Strafen für Verstöße fest – beim 1. Mal etwa „nur“ eine Ermahnung und bei erneuten Zuwiderhandlungen eine Abmahnung. Natürlich muss der Vorstand diese Regelung mittragen. Holen Sie sich unbedingt ein schriftliches Mandat dafür!

Grün, gelb, rot: Bei der Online-Buchung hat sich das Ampelsystem bewährt. Bucht der Reisende korrekt, leuchtet die Buchung grün auf, wählt er eine andere als die vorgeschriebene Lösung, blinkt es gelb, muss er seine Buchung in einem Extrafeld, das per E-Mail ans Travel Management geht, begründen. Rot heißt: nicht erlaubt. Besteht er auf dem gewünschten Flug, muss er vor der Buchung das Gespräch mit den Verantwortlichen suchen.

Quadratisch, praktisch, gut: Claudia Kölmel, Travel Managerin des Autozulieferers SEW-Eurodrive, hat für „ihre“ Reisenden ein 24-seitiges Heftchen im Pocketformat produzieren lassen. Inhalt: alles Wissenswerte rund um die Geschäftsreise. Die Kapitel heißen „Vor der Reise“ (Buchung, Visa, Genehmigungen, Versicherung, Krankheit, Sicherheit), „Rund ums Geld“ (Vorschüsse, Rechnungen) – aber auch „Flug“, „Bahn“, „Mietwagen“ und „Hotel“. Letztere enthalten die Richtlinien kurzgefasst, von der Klassenwahl über Übergepäck, Bahn-Card, Autounfall und Hotelbuchung bis zum Trinkgeld. Zudem sind alle wichtigen Ansprechpartner und Kontaktdaten genannt, natürlich auch für den Notfall.

Fragen an ...

Andreas Notz ist Fachanwalt für Arbeitsrecht bei der Mannheimer Societät Rittershaus.

Welche Rechtsform müssen Reiserichtlinien haben?
Grundsätzlich können sie einzelvertraglich vereinbart, tariflich geregelt oder in einer Betriebsvereinbarung niedergelegt werden. Wobei Ersteres von Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu unterzeichnen und als Teil oder Ergänzung zum Arbeitsvertrag zu vereinbaren ist. Betriebsvereinbarungen sind schriftlich abzuschließen und an geeigneter Stelle auszulegen, etwa im Personalbüro oder Büro des Betriebsrats. Enthält ein Tarifvertrag Regelungen zur Erstattung von Reisekosten, trifft den Arbeitgeber die gleiche Verpflichtung gemäß den Bestimmungen des Tarifvertragsgesetz. Möchte der Arbeitgeber, falls kein Betriebsrat besteht, eine gegenüber allen Mitarbeitern verbindliche Richtlinie erlassen, so kann dies auch durch eine entsprechende Mitteilung der Richtlinie erfolgen, etwa per Intranet, E-Mail, Personalbüro oder am Schwarzen Brett.

Muss der Betriebsrat die Reiserichtlinie absegnen?
Nein, ein zwingendes Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats gibt es nicht. Für ganz konkrete Regelungen innerhalb einer Richtlinie könnte ein solches aber bestehen. In Einzelfällen ergibt es sich auch aus tarifvertraglichen Bestimmungen. Ich empfehle den Abschluss einer freiwilligen Betriebsvereinbarung.

Dürfen Verstöße bestraft werden?
Natürlich. Doch will der Arbeitgeber sichergehen, dass er bei einem Verstoß arbeitsrechtliche Maßnahmen einleiten kann, sollte er jedem Arbeitnehmer ein Exemplar der Richtlinie übergeben und sich dies schriftlich bestätigen lassen. So ist gewährleistet, dass dem Arbeitnehmer die Richtlinie bekannt ist.

Was geschieht, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Richtlinie unterschiedlich auslegen?
Richtlinien sollten eindeutig sein. Zum Beispiel: „Reisen, die x-Euro übersteigen, muss der Vorgesetzte zuvor genehmigen.“ Oder: „Bei Bahnreisen darf nur 2. Klasse gebucht werden.“ Denn offen oder zweideutig gehaltene Formulierungen in Reiserichtlinien können ein nicht zu überblickendes Kostenrisiko bedeuten. Dies gilt vor allem, wenn die Richtlinie einzelvertraglich vereinbart wurde: Unklare Regelungen gehen zulasten des Arbeitgebers!