Moderne Reisekosten-Software

Bequem und günstig: Elektronische Abrechnungssysteme sorgen für kürzere Prozesse und weniger Bürokratie.
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Die Mitarbeiter von Pro Duo mussten bei ihrer Reisekostenabrechnung bisher Geduld mitbringen. Denn ehe der Fachhändler für Friseur- und Kosmetiksalons, einer der größten in Deutschland, ihnen ihre Auslagen erstattete, gingen meist mehrere Wochen ins Land. „Das Verfahren war umständlich“, sagt Oliver Hess, hiesiger Leiter Finanzen des international aktiven Unternehmens, das hierzulande auf Reisekosten von gut einer Viertelmillion Euro kommt.

„Wir haben mit einem selbstgestrickten Excel-Blatt gearbeitet“, so Hess weiter. Nachdem die Mitarbeiter das Formular ausgefüllt hatten, wurde es an ein Steuerbüro geschickt, das die Reisekostenabrechnung dann bearbeitete. Das kostete nicht nur Zeit, sondern bedeutete bei jährlich etwa 2000 Abrechnungen auch eine erhebliche Kostenbelastung. Doch das hat sich seit rund vier Monaten geändert.

Denn da hat Hess die manuelle Abrechnung kurzerhand abgeschafft und durch ein elektronisches Verfahren ersetzt. „Zum Einsatz kommt die Software von HR Works“, erläutert der Finanzleiter. Dadurch habe sich der Abrechnungsprozess erheblich verkürzt, während dessen Wirtschaftlichkeit gleichzeitig deutlich gestiegen sei, so Hess weiter.

Kleine zögern beim Umstieg

Die Mitarbeiter von Pro Duo geben ihre Reisekostenabrechnung nun einfach online in das webbasierte System ein. „Die entsprechenden Daten wie Mitarbeiterprofil, Kostenstellen und Kostenträger sind alle hinterlegt“, erklärt Hess, dem vor allem die hohe Administrierbarkeit des Systems gefällt. „Man muss kein IT-Experte sein, um selbstständig dran arbeiten zu können.“ Auch bei den Mitarbeitern sei die Akzeptanz „nach einer ersten Schrecksekunde“, wie Hess es formuliert, inzwischen hoch. Mit der Einführung einer automatisierten Abrechnung folgt Pro Duo einem seit Längeren anhaltenden Trend. Denn immer mehr Unternehmen kehren der manuellen Reisekostenabrechnung den Rücken. Wobei es vor allem große Firmen sind, die auf ein elektronisches Verfahren setzen.

Geänderter Sachbebezug

Die Bundesregierung hat den Entwurf einer Änderung zur sogenannten Sozialversicherungsentgelt-Verordnung vorgelegt. Danach sollen die Sachbezugswerte für Mahlzeiten ab dem 1. Januar 2012 leicht angehoben werden. Fürs Frühstück bleibt der Wert danach bei 1,57 Euro. Änderungen gibt es beim Mittag- und Abendessen. Statt wie bislang 2,83 Euro soll der Beitrag, den Geschäftsreisende abrechnen können, dann jeweils 2,87 Euro betragen. Für die Vollverpflegung steigt der Tagessatz von 7,23 Euro auf 7,30 Euro. Die Spesensätze für Auslandsreisen sollen sich ebenfalls zum 1. Januar 2012 ändern. Bislang hat das Bundesfinanzministerium allerdings noch keine überarbeitete Spesentabelle vorgelegt.

Quelle: Albert Akademie, eigene Recherchen

Dabei gelten die Vorteile einer automatisierten Abrechnung – schnellere Abläufe, weniger Bürokratie und mehr Transparenz – für große und kleine Unternehmen gleichermaßen. Wer den Umstieg plant, hat bei der Auswahl des passenden Systems mittlerweile die Qual der Wahl. Das Angebot ist groß und reicht von einfachen Softwarepaketen bis hin zu vollintegrierten Lösungen, die den Reiseprozess vom Antrag über die Genehmigung bis zur Abrechnung umfassen.

Die führenden Systeme ermöglichen die Reisegenehmigung aus einer E-Mail heraus, binden Online-Buchungsmaschinen sowie Firmenkreditkarten an, sorgen für den Datenimport vom Antrag in die Abrechnung, liefern Reportings und übernehmen die elektronische Belegarchivierung.

Augen auf bei Anbieterwahl

Um die passende Lösung zu finden, sollten die Unternehmen sich zunächst über die eigenen Anforderungen an solch ein System klar werden. Machen sie das nicht, kann es ihnen ergehen wie dem SAS-Institut. Das Software-Unternehmen hatte sich eigentlich schon für eine Reisekostensoftware entschieden, zog dann aber kurz vor deren Einführung die Reißleine und implementierte ein Konkurrenzprodukt. „Es passte einfach nicht“, so Travel Managerin Christina Duckart zu dem kurzfristigen Anbieterwechsel. Um solch einen Fehlgriff, der Zeit und auch Geld kosten kann, zu vermeiden, sollten sich die Unternehmen zahlreiche Fragen stellen: Reicht eine einfache elektronische Abrechnung mit Anbindung an die nachgelagerte IT-Umgebung? Soll ein Genehmigungsprozess vorgeschaltet werden? Ist das System allein für den Einsatz in Deutschland gedacht, oder soll es auch an ausländischen Standorten genutzt werden?

Anbieter im Überblick

ADP: Das Angebot bei der Reisekostenabrechnung reicht von Software-Lizenzen über Cloud Computing bis hin zum vollen Outsourcing. www.de-adp.com
Concur: Mit seinem System Travel & Expense deckt der aus den USA stammende Anbieter den gesamten Prozess von der Buchung bis zur Abrechnung ab. www.concur.de
Hansalog: Die Reisekostensoftware gibt es als On- und Offline-Version. Reiseanträge und Reisebuchungen sind aus dem System heraus möglich. Auch Outsourcing wird angeboten. www.hansalog.de
HR Works: Die rein webbasierte Software bietet unter anderem Schnittstellen zu Kreditkarten und eine elektronische Belegarchivierung. Übernahme der Reisedaten von Antrag in die Abrechnung. www.hr-works.de
Mobile XPense: Das voll integrierte System für den globalen Einsatz: Das Web-Tool gibt es in 18 Sprachen, die Steuerregeln von 35 Ländern sind hinterlegt. www.mobilexpense.de
Numiga: Der Dienstleister bietet fünf verschiedene Service- und Software-Pakete an. Das Portfolio reicht vom klassischen Outsourcing bis hin zur Web-Lösung Numiga Light. www.numiga.de
Win Trip: Das schleswig-holsteinische Unternehmen i&k bietet eigene Lösungen für die private Wirtschaft und den öffentlichen Dienst. Sowohl Inhouse (etwa Intranet oder SaaS über exklusive Cloud) als auch komplette Auslagerung. www.iuk-software.com

greifen wollen.
Wobei sich die online-gestützten Systeme mehr und mehr durchzusetzen scheinen. Ihr Vorteil: Reisende können schon von unterwegs ihre Abrechnung anlegen und müssen im Idealfall bei ihrer Rückkehr nur noch die Belege einreichen.

Zu den entscheidenden Auswahlkriterien sollte auch die einfache Handhabung des Systems zählen. Sonst gefährdet man die Akzeptanz durch die Mitarbeiter. Wobei: „Man wird niemals sämtliche Kollegen zufriedenstellen können“, hat Tanja Bonerewitz von ADVA festgestellt. Auch hier gelte daher die berühmte 80/20-Regel. Tanja Bonerewitz: „Damit werden sie dann leben müssen.“ Es gibt Schlimmeres.