Strategisches Meeting Management

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„Weit mehr als eine Software“

Das MICE-Segment gerät in den Fokus der Unternehmen. Eine Konsolidierung soll dazu führen, Transparenz zu gewinnen und Kosten zu sparen. Als Vorbild dient das Travel Management. Michael Basel von Grass Roots, Anbieter von Strategischem Meeting Management, erklärt im BizTravel-Interview, worauf Firmen achten müssen.

von Oliver Graue, 22.05.2015, 09:00 Uhr
Zuständig fürs Strategische Meeting Management: Michael Basel und Kathrin Hausmann.
Foto: BizTravel/Oliver Graue

Seit Jahren wird über die Konsolidierung im MICE-Bereich geredet. Warum kommt sie erst jetzt so richtig in Schwung?

Vor einigen Jahren war es eher der Wunsch, bei Meetings und Events genauso effektiv sparen zu können wie bei Geschäftsreisen. Allerdings fehlten dazu noch die technischen Mittel. Diese aber entwickeln sich derzeit rasch vorwärts. Gleichzeitig wächst bei vielen Unternehmen der Kostendruck, und das Beispiel Geschäftsreisen zeigt, dass Firmen enorm sparen können, wenn sie auch im MICE-Einkauf professionell, das heißt strategisch, vorgehen. Hinzu kommt schließlich, dass mehr und mehr die Einkaufsabteilung in die MICE-Buchung eingebunden wird und dass Veranstaltungsplanungen heute sehr viel kurzfristiger sind als früher. Das alles erfordert einfache, gut funktionierende Prozesse, die ein Strategisches Meeting Management bieten kann.

Anbieter elektronischer MICE-Lösungen gibt es viele. Gibt es etwas, das Grass Roots von all diesen unterscheidet?

Das Besondere bei uns ist, dass wir nicht einfach nur ein weiterer Eventanbieter sind. Wir betreiben Strategisches Meeting Management, das heißt, wir betreuen das Gesamtprojekt von Anfang bis Ende. Die Datenanalyse nehmen wir ebenso vor wie die Implementierung einer elektronischen Lösung – falls diese nötig ist. Vor allem sorgen wir für die komplette Umsetzung, nehmen Einkäufer, Travel Manager und Fachabteilungen sozusagen an die Hand, und wir führen im Anschluss an die Events auch Erfolgsmessungen durch. Kurz gesagt: Die Vielzahl an Leistungen „drumherum“ ist für uns sehr viel wichtiger als die rein technische Umsetzung.

Und warum reicht es nicht, einfach ein Buchungsportal einzuführen?

Weil ohne entsprechende Kommunikation und ohne Change Management ein solches Projekt oft scheitert – Beispiele gibt es leider viele. Es geht darum, bei den Betroffenen, die bislang mit großem Engagement, aber eben nicht kostensparend Events organisiert und gebucht haben, Verständnis für den neuen Weg zu wecken. Zudem muss geklärt werden, ob ein elektronisches Portal wirklich die beste Lösung ist, und wenn ja, wie es am effektivsten eingesetzt wird. Strategisches Meeting Management umfasst also weit mehr als nur eine Online-Plattform. Neue Prozesse im Unternehmen müssen etabliert werden – von Veranstaltungsrichtlinien über MICE-Ratenverhandlungen bis hin zur Bezahlung mit speziellen Kreditkarten.

Klingt kompliziert ...

Das ist es nicht – jedenfalls nicht, wenn Firmen die Fallstricke kennen und umgehen. Ganz entscheidend ist es, von Anfang an alle Entscheider einzubeziehen, ihnen die Mehrwerte zu erklären und auch zu zeigen, dass ihnen niemand etwas wegnehmen will. Hinzu kommt: Nicht immer ist die Online-Lösung die richtige – dann aber wäre es absolut kontraproduktiv, ein MICE-Tool durchdrücken zu wollen. Aber um dies herauszufinden, sind Analysen nötig, muss die „Black Box MICE“ geöffnet und ausgewertet werden. Rein technisch hingegen ist der Aufwand für Unternehmen, die bereits über ein gut funktionierendes Travel Management verfügen, oft viel geringer, als sie annehmen.

Wann lohnt sich überhaupt eine solche MICE-Konsolidierung?

Ab einem gewissen MICE-Volumen – mindestens 1,0 Mill. Euro – greifen Spareffekte. Denn natürlich ist ein solcher Change-Prozess nicht kostenlos, schon gar nicht, will man ihn qualitativ gut und stabil aufsetzen. Wie bei vielen anderen Dingen gilt auch hier: Wer bei der Umsetzung nicht auf „billig“ setzt, sondern auf Qualität, spart langfristig mehr – weil der neue Prozess bei den Mitarbeitern auch wirklich Zuspruch und damit Nutzung findet.

Wie wollen Sie als neuer Anbieter im MICE-Bereich punkten?

Wir sind nicht neu – im Gegenteil: Als klassische Event- und Incentive-Agentur sind wir vor 22 Jahren gestartet, damals noch unter dem Namen Maritz. Neu ist nur das Produkt, das wir bieten und das unsere Schwestern in den USA und Großbritannien bereits sehr erfolgreich etabliert haben, eben der strategische Ansatz des Meeting Managements, getreu dem Modell aus dem Travel Management. Wir denken, dass wir dafür als weltweit tätige Kommunikationsagentur die besten Voraussetzungen bieten: Change Management, Eventorganisation und Erfolgsmessung sind unsere Kernkompetenzen, und unserer Vorteil ist es, diese Services kombiniert anbieten zu können. Kunden benötigen dann nicht mehrere Partner, die sie umständlich koordinieren müssen, sondern einen einzigen, der alles umsetzt. Wichtig ist, dass wir als MICE-Profis nicht nur Meetings konsolidieren können, sondern auch komplexe Events, für die eine reine Online-Lösung nicht ausreicht. Was die Buchungstechnik angeht, haben wir in Meetago einen starken Partner, und da wir zusätzlich IATA-Reisebüro sind, können wir auch klassisch Geschäftsreisen buchen.

Hintergrund: Das ist Grass Roots

Grass Roots gehört zur Grass-Roots-Gruppe mit 24 Büros und mehr als 1000 Mitarbeitern. Diese ist Teil des weltweiten Agenturnetzes WPP. In Deutschland (Sitz Düsseldorf) war das Unternehmen von 1993 bis 2006 als Maritz aktiv und gehört seither zu Grass Roots. Michael Basel und Kathrin Hausmann kümmern sich um den Bereich „Strategisches Meeting Management“.

Auf vier Säulen basiert Grass Roots Germany. „Employer Solutions“ erarbeitet Konzepte für die Weiterentwicklung, Incentivierung und Bindung von Mitarbeitern – etwa im Rahmen von Change-Prozessen. „Customer Engagement“ bewertet für firmeninterne Zwecke Services zum Beispiel durch Befragungen und Mystery Shopping. Ziele sind erhöhte Kundenzufriedenheit und stimmige Prozesse. „Promotions & incentives“ kümmert sich um Verkaufsförderung etwa durch Incentive-Reisen oder firmeninterne Bonussysteme, und zur Säule „Meetings & Events“ gehört neben klassischen Event-, Travel- und Teilnehmermanagement auch das Strategische Meeting Management. Ein wesentlicher Aspekt ist die Erfolgsmessung von Veranstaltungen: Grass Roots misst mit einem speziell entwickelten System, ob die zuvor definierten Ziele eines Events wie Schulung, Imageförderung oder schlicht Abverkauf tatsächlich erreicht wurden.

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