Travel und Event

Im Orchester ist's besser: Einkauf, Marketing, Travel und Event Manager planen gemeinsam.
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Wenn Musikkritiker auf eine neue vielversprechende Pop-Band stoßen, dann sprechen sie vom „next big thing“ – vom „kommenden großen Ding“. Ein solches haben auch Business-Travel-Profis ausgemacht: das Thema Events. „Viele Unternehmen erkennen, dass sie mit Veranstaltungen oft sogar höhere Ausgaben haben als bei Geschäftsreisen“, sagt Felix V. Vezjak, Director Meetings und Events bei CWT. „Deshalb erfassen sie ihre Eventkosten und beziehen sie in ihre Einkaufsverhandlungen mit Hotels und Fluggesellschaften ein.“

Denn größere Abnahmemengen bringen bessere Rabatte. Die Überlegung etlicher Firmen lautet daher: Wer Geschäftsreisen bucht, der kann sich auch um Veranstaltungen kümmern! Die Vorteile liegen aber nicht nur in günstigeren Hotel- und Flugpreisen. Darüber hinaus soll ein Überblick über alle Reise- und Eventausgaben des Unternehmens geschaffen, Richtlinien für beide Bereiche festgelegt und Vertragspartner definiert werden, die sowohl für die einzelne Geschäftsreise als auch für Meetings zu bevorzugen wären.

Noch musiziert jeder, wie er will

„Bei uns werden alle Events von den Fachabteilungen selbst gebucht – meist ohne Preisverhandlungen und ohne interne Absprache“, klagt eine Travel Managerin. Und spricht damit stellvertretend für viele. Die Folgen des „Wildwuchses“, so Berater Thomas Ansorge: Erstens kennt die Firma ihre Mice-Ausgaben nicht, und zweitens kann es sein, dass sie in ein und demselben Hotel unterschiedliche Preise zahlt – je nachdem, wer gerade gebucht hat. Zudem kümmern sich verschiedenste Agenturen um die Veranstaltungen des Unternehmens und buchen oft die Hotels gleich mit. Provisionen, die an die Agenturen fließen, kommen dabei ebenso wenig zur Sprache wie die Möglichkeit von Rabatten bei festen Partnern.

Das muss ein Hotel bieten

Drei Dinge sind Veranstaltungsplanern bei der Hotelwahl wichtig:

1. Lage und Verkehrsanbindung des Hauses,
2. attraktive Tagungspauschalen und
3. eine gute Gastronomie.

Das ergab eine Umfrage der Treugast Solution Group. Service vor Ort wird immer wichtiger. Frisches, regionales Essen wünschen sich Planer, aber auch flexibel kombinierbare Pauschalen und eine funktionierende Technik: ausreichend Steckdosen, WLan, schnelles Internet, gutes bzw. Tageslicht. Alles ein „Muss“ – doch kein Standard.

Wer dies ändern will, muss in der Firma selbst beginnen. Einfach ist das nicht, denn wo Kompetenzen neu verteilt werden, sind Reibereien programmiert. „Es geht nicht darum, jemandem etwas wegzunehmen“, besänftigt SAP-Travel-Manager Dirk Gerdom zwar, „wir wollen nur das Kaufmännische optimieren.“ Doch für Unzufriedenheit sorgt es schon, wenn lieb gewonnene Kontakte zum Stammhotel wegfallen, weil Buchung und Einkauf zentralisiert werden. Von selbst kommt das „next big thing“ nicht, nötig sind viele kleine und große Schritte.

Richtlinie formulieren

Sie ist der wichtigste Baustein. In ihr wird festgelegt, wie gebucht wird und wer bucht. Beispiel: bis 5000 Euro bucht die Fachabteilung selbst, bis 10.000 Euro die Fachabteilung, wenn sie Rahmenverträge nutzt und drei Angebote einholt, ab 10.000 Euro werden Einkauf und Travel Management einbezogen. Gerhard Bleile, Chef der Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren, empfiehlt, dass alle Beteiligten gemeinsam über die Richtlinie entscheiden – am besten in Form eines Projekts. Tipp: das neue Buch „Veranstaltungsrichtlinien“ von Gerhard Bleile, Verlag Wissenschaft & Praxis, Preis 28,80 Euro.

Mandat holen

Eine klare, schriftliche Unterstützung des Top­Managements ist Voraussetzung für alle Veränderungen. Ohne eine solche Rückendeckung wären keine Sanktionen möglich.

Inhalt und Buchung trennen

Steffen Donner, Eventeinkäufer bei Roche Diagnostics, nennt es Gewaltenteilung: Es muss klar sein, dass Fachabteilungen Notwendigkeit und Inhalt einer Veranstaltung bestimmen; dass Travel Management und Einkauf jedoch rechtliche Standards wie Storno und Deposit definieren, Ausschreibungen vor­ nehmen und Verhandlungen führen.

Standards definieren

Welche Tagungsleistungen benötigt Ihr Unternehmen? Was also sollte in einer Pauschale enthalten sein (Mahlzeiten, Gänge, Getränke, Technik)? Legen Sie in einem Projektteam drei oder vier derartiger Standard-Tagungspauschalen fest. Vorteil: Bei Anfragen lassen sich die Antworten leicht vergleichen. Definieren Sie auch Standard­Vertragsbedingungen für Deposit und Stornofristen.

Rahmenverträge abschließen

Es geht nicht darum, bei den Fachabteilungen beliebte Hotels rauszuwerfen – sondern darum, mit den populärsten Häusern Rahmenverträge abzuschließen, auf sie zu steuern und damit günstigere Konditionen zu er­ reichen. Wichtig: Diese Häuser sollten die Inhalte Ihrer Standard­Pauschalen und Ihre Konditionen anerkennen. In der Regel reichen 20 bis 40 bevorzugte Hotelpartner.

Intern oder extern

Legen Sie fest, welche Leistungen intern beschafft und für welche Dienste Agenturleistungen eingekauft werden. Der Kosmetikkonzern L’Oreal beispielsweise bucht Flüge und Hotels in Eigenregie, während sich die Agentur auf ihre kreative Arbeit beschränken soll. Dafür erhält diese ein festes Pauschalhonorar. Versteckte Provisionen der Dienstleister an die Agenturen lassen sich so vermeiden. Im Vertrag sollten alle Rechte und Pflichten detailliert festgehalten werden – vom Budget­, Kosten­ und Zahlungsplan über die Haftung bis zur Honorierung (Tagessätze). Organisiert die Agentur auch die Hotels, sollte dies im Namen der Firma geschehen – schon wegen der Provisionen.

Agentur suchen

Häufig unterschätzen Firmen den Aufwand für ein erfolgreiches Event, ohne professionellen Agenturpartner geht es nicht. Klassische Eventagenturen listen das German Convention Bureau (GCB) und der Verband der Eventagenturen auf ihren Internet­Seiten, das Forum Marketing­Eventagenturen gibt Tipps für Honorare (www.fme­net.de). Aber auch die meisten Geschäftsreisebüroketten wie HRG, CWT oder FCM verfügen über eigene Eventabteilungen, die Komplettlösungen bieten. Fragen Sie bei Ihrem Agenturpartner!

Einheitlich erfassen

Die Fachabteilungen stellen ihre Veranstaltungsanfrage über eine zentrale Online­Software. Mindestens sollte das Event per E-Mail bei einem Verantwortlichen (Travel-Einkäufer oder Manager) angemeldet werden. Vor­ teile der Software: Sie ermöglicht durch die Erfassung nicht nur einen Überblick über die Veranstaltungskosten der Firma, sondern über sie lassen sich auch Angebote einholen, die Veranstaltung buchen sowie das Teilnehmermanagement betreiben.

Einheitlich buchen

Die Software und Internet-Plattformen der zahlreichen Tagungsspezialisten bieten die Möglichkeit, in wenigen Schritten passende Hotels zu suchen, zu vergleichen und zu buchen. Weil Tagungsraum, Technik und Hotelzimmer vorgegeben sind, lassen sich die Angebote gut miteinander vergleichen. Alle Buchungen werden zu­ dem erfasst, und es werden Statistiken (Reportings) angefertigt, was wiederum einen Überblick über das Tagungsgeschäft bringt. Travel Manager Jürgen Theel von L’Oreal hat erreicht, „dass gut 90 Prozent unserer Tagungseinkäufe mittlerweile über unseren Trichter laufen“, wie er seine zentrale Platt­ form bezeichnet. Positiver Nebeneffekt: Er kennt nun die tatsächlichen Ausgaben seines Unternehmens für Events.

Tagungsportale für mehr Transparenz

aloom.de: Das Tagungsportal listet mehr als 14.000 Hotels in Deutschland sowie weitere 23.000 Häuser weltweit auf. Hinzu kommen etwa 1300 weitere Locations. Werden Bruttoraten gebucht, ist die Buchung kostenfrei, bei Firmenraten wird eine Service Fee fällig. Per E-Mail wird an Stornofristen erinnert. www.aloom.de

ehotel: Das Hotelreservierungsportal verfügt auch über einen Tagungsbereich. Plattform und Inhalte stammen dabei von der Mice AG (Meetingportal24.de). Es werden die Meetingkarten von Airplus und Amex akzeptiert. Pro Anfrage können fünf Hotels kontaktiert werden. www.ehotel.de

hotel.de: Der Anbieter hat das Tagungsportal von Intergerma aufgekauft und in seine Hotelplattform integriert. Es sind 5000 Tagungshotels buchbar. Es lassen sich Tagungspauschalen einstellen. www.hotel.de

hotel & eventbs: Das Mice-Portal verfügt über verschiedene Module. Über den „Ratefinder“ können Firmen mit Hotels Verträge aushandeln. In der „Supplier Base“ sind über 15.000 Hotels, Event-Locations und Dienstleister gelistet. www.eventbs.de

HRS: Neben der klassischen Tagungsanfrage können hier bei bestimmten Hotels Veranstaltungsräume und bis zu 20 benötigte Hotelzimmer auch direkt gebucht werden. Eine Standardpauschale ist dabei bereits definiert. Klassisch sind 32.000 Tagungshotels online weltweit buchbar www.hrs.de

Meetingmasters: Das Portal listet etwa 17.000 Hotels. Bruttobuchungen sind kostenfrei, bei eingestellten Nettoraten zahlen Firmenkunden eine Service Fee. www.meetingmasters.de

Meetingpoint: Das kostenfreie Portal listet etwa 1400 Hotels im offenen Bereich. Noch in diesem Jahr sollen neben der reinen Angebotsabfrage auch Online-Verhandlungen möglich sein. www.meetingpoint.de