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So buchen Sie die Tagungspauschale richtig

Für Meetings in Hotels ist es meist einfacher und günstiger, eine Tagungspauschale zu buchen statt vieler Einzelleistungen. Doch Pauschale ist noch lange nicht gleich Pauschale.

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von Sabine Neumann, 08.03.2013, 09:00 Uhr
Macht bei Tagungen viel her: ein einladender Empfangstisch.
Foto: Thinkstock

Maßgefertigt ist schön – doch manchmal reicht es „von der Stange“. Sagt auch Sascha Gloazzo. „Ja, für unsere Tagungen in Hotels buchen wir auch Pauschalen“, erzählt Gloazzo, der als Teamcoordinator Travel Services bei Randstad für die Veranstaltungsplanung zuständig ist. In ein solches Paket gehören für ihn „die Mahlzeiten und Getränke, die Raummiete des Haupttagungsraums und ein Mindestmaß an Technik“ – von der Leinwand bis zum Beamer.

Immer mehr Hotels bieten ihren Firmenkunden fertig geschnürte Tagungspakete an. Das erleichtert Einkauf und Buchung der Häuser. Doch nicht immer ist es einfach, die richtige Pauschale im passenden Veranstaltungshotel zu finden. Das kann schon mal zu weiteren Verhandlungen führen, etwa wenn Punkte wie unlimitierte Getränke zu den Mahlzeiten oder die abendlichen Drinks an der Bar fehlen. Denn meist enthalten die Pakete „nur“ die Miete für Tagungsraum und Technik, Kaffeepausen sowie ein bis zwei Getränke im Tagungsraum und zu den Mahlzeiten. Und Parken oder W-LAN sind nur in den seltensten Fällen inklusive.

Firmen wollen spezielle Pakete

Also was jetzt – zu den Standardpauschalen greifen oder doch nicht? Die Maritim-Hotelgesellschaft hat festgestellt: „Die Standardpauschalen sind den Firmen zwar wichtig für eine bessere Kalkulation ihrer Kosten, aber dann doch oft zu starr“, so Managerin Britt Winter. Die Kette hat darauf mit ihrem Produkt „Maritim à la Carte“ reagiert. Britt Winter: „Mit hinzubuchbaren Leistungen lässt sich damit eine Grundpauschale an den individuellen Bedarf anpassen.“ Trotz aller Standardpauschalen: Maritim verzeichnet gegen den Trend ein Plus bei der Nachfrage nach speziellen Paketen – vor allem bei großen Firmen. Diese handeln die Pauschalen für ihren Bedarf mit den Hotels aus und legen sie dann für die Dauer eines Jahres vertraglich fest. Allerdings kommt es auch auf die Art der Veranstaltung an. Pauschalen eignen sich eher für „normierte“ Meetings für bis zu 200 Personen. Sobald aber eine Abendveranstaltung hinzukommt, müssten weitere Leistungen separat gebucht oder in eine Sonder-Tagungspauschale integriert werden.

 
 
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