Tagungshotels

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Kodexkonformes Tagen

Gute Erreichbarkeit, exzellente Tagungsräume und wenig Wellness: Unternehmen und Hotels müssen einiges beachten, wenn es um den Pharmakodex geht.

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von Sabine Neumann, 20.01.2014, 09:00 Uhr
Mehr als 100 Hotels tragen das Siegel des Pharmakodex, darunter das Radisson Blu in Leipzig.
Foto: Radisson

So manche Einladung zu einem Hotelaufenthalt samt Rahmenprogramm löst bei Travel Managern oder Veranstaltungsplanern schon mal Unsicherheit aus: Dürfen sie teilnehmen? Oder sollten sie besser absagen, weil eine Präsenz als Vorteilsnahme gelten könnte? Umgekehrt müssen Unternehmen, die zu einem Kundenevent einladen, genau darauf achten, wie sie dieses gestalten. Denn über kaum ein Thema wird in der Branche derzeit so intensiv diskutiert wie über Compliance, also die Einhaltung von Anti-Korruptionsregeln. Wie das geht, hat die Arzneimittelindustrie vorgemacht: mit dem Pharmakodex.

Ob ein Event „sauber“ ist, hängt sehr davon ab, wie es gestaltet ist. Handelt es sich beispielsweise um eine Informationsreise in ein gutes Hotel und steht dabei der Businesscharakter im Vordergrund, dann ist eine Teilnahme problemlos. Das Ganze ist aber mindestens mit Vorsicht zu genießen, wenn es vor Ort ein abendliches Gourmetessen gibt, gezaubert vom Sternekoch, mit einer anschließenden exklusiven Weihnachtstour, erst recht wenn auch der Lebenspartner dabei sein darf. Doch was genau ist eigentlich erlaubt, und was ist kritisch zu sehen? Sind Fünf-Sterne-Hotels grundsätzlich verboten? Sind Rahmenprogramme tabu?

Etliche Missverständnisse und Legenden haben sich seit Bestehen des Pharmakodex – einem möglichen Vorbild für künftige Compliance-Richtlinien – gebildet. Dabei ist die Grundidee dieses 2008 in Kraft getretenen Kodexes so schlicht wie eindeutig: Ärzte dürfen sich in ihren Therapieverordnungen nicht in unlauterer Weise beeinflussen lassen – das aber könnte bei luxuriösen Pharmaevents natürlich schnell passieren.

Was ist erlaubt, was verboten?

Mit der inzwischen vom Deutschen Fachverlag übernommenen MICE AG hatte die Freiwillige Selbstkontrolle für die Arzneimittelindustrie (FSA) – die Mutter des Kodex – schon vor einigen Jahren an der Erstellung von Standards gearbeitet. Klar ist: Längst nicht jedes Fünf-Sterne-Hotel verstößt gegen die Regeln. Inzwischen gibt es in Deutschland mehr als 100 sogenannte kodexkonforme Häuser, die sämtliche Bedingungen des Regelwerks erfüllen. Aufgelistet sind sie auf der Internet-Seite www.tagungsplaner.de.

„Das Hotel muss seinen Schwerpunkt auf dem Business- und Veranstaltungssektor haben und über geeignete Tagungsräume verfügen“, sagt Gerhard Bleile, Ehrenpräsident der Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren und einer der Mitbegründer der FSA. „Wichtig sind ferner die gute Erreichbarkeit des Hauses und eine angemessene Relation zwischen Zimmeranzahl und Tagungsräumen.“

Zwar verfügen längst nicht alle geeigneten Häuser über entsprechende Siegel. Doch Gerhard Bleile sieht in der Zertifizierung für die Hotellerie einen großen Vorteil, da die Firmenkunden sicher sein könnten, mit ihrer Wahl nicht gegen den Pharmakodex zu verstoßen. Dabei können die Anbieter nicht nur ihre „Hardware“ zertifizieren, sondern auch die „Software“, also das Personal, schulen lassen. „Dieses kann die Kunden dann umfassend nach den Paragrafen des FSA-Kodex beraten“, sagt Bleile, der die Erfahrungen mit den Hotels als „durchweg positiv“ beurteilt. Der Veranstaltungsprofi, der selbst als Eventmanager für einen Pharmakonzern tätig war, prüft jährlich Dutzende Häuser auf Herz und Nieren und zertifiziert sie. Nicht überall läuft es glatt: Etwa zehn Prozent der Hotels fallen seinen Aussagen nach durch.

Stichwort Compliance

Vorsorge: Skandale wie die Budapester Sexsause haben das Thema Compliance in den Blickpunkt der Eventbranche gerückt. Immer mehr Unternehmen verschreiben sich Verhaltensrichtlinien, doch darüber, was „compliant“ ist und was nicht, herrscht nach wie vor Unklarheit: Was genau dürfen Eventmanager als Einladende? Und was ist Ihnen als Eingeladenen erlaubt – etwa bei Hotelbesichtigungen, Info-Reisen, Fam Trips oder Abendessen?

Kritik: Branchenbeobachter kritisieren, dass Unternehmen aus purer Angst vor einem negativen Image das Kind mit dem Bade ausschütten und Fünf- Sterne-Häuser ebenso ganz aus ihrem Programm streichen wie touristisch reizvolle Ziele oder bunte Rahmenprogramme. Am Ende schadet sich damit die Branche selbst. Und um Bestechung zu bremsen, sind derart radikale Wege nicht nötig.

Regeln: Feingefühl statt eines engen Verbotekorsetts – das gilt als beste Compliance-Lösung. Klare, einfache Regeln müssen dafür sorgen, dass Veranstaltungsplaner, Travel Manager und Einkäufer wissen, wie sie sich zum Beispiel bei Einladungen von Leistungsträgern zu verhalten haben. Beispiele für derart transparente Regeln bietet die Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren in einem Leitfaden. Er enthält auch Musterformulare für Genehmigungen.
www.veranstaltungsplaner.de

 
 
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