Tagungspauschalen

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Standard oder maßgeschneidert?

Nicht jedes Unternehmen handelt für seine Veranstaltung eine eigene Rate aus. Einfacher und schneller geht’s meist mit Standardpauschalen: Die Angebote der Hotels haben sich in den letzten Jahren deutlich verbessert. Ein Überblick.

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von Sabine Neumann, 14.08.2015, 09:00 Uhr
80% der Tagungen sind standardisiert.
Foto: Gregg Vignal/Alamy

Die einen wollen dies, die anderen lieber das: Auch bei dem, was Tagungspauschalen enthalten sollten, scheiden sich die Geister. „Deshalb handeln wir in den meisten Fällen eigene Pauschalen aus, schon wegen der Vergleichbarkeit und Übersichtlichkeit der unterschiedlichen Angebote der Tagungshotels“, sagt Rüdiger Krenz, Travel Manager eines französischen Finanzdienstleisters. „Denn die Angebote der Hotels sind oft nicht direkt miteinander vergleichbar und umfassen nicht immer das, was wir wirklich brauchen – auch wenn die Inhalte sich in den letzten Jahren durchaus verbessert haben.“ Krenz beobachtet beispielsweise, das sich unlimitierte Getränke langsam durchsetzen, auch wenn es immer noch Hotels gibt, die in die angebotene Pauschale lediglich zwei Getränke à 0,2 Liter einbeziehen.

„Wichtig sind bei den Tagungspauschalen für uns solche, die alle notwendigen Leistungen im Paket anbieten. Dazu gehören Raum-und Technikkosten, Essen und Getränke sowie gegebenenfalls Übernachtung mit Frühstück“, sagt Krenz. „Diese Bestandteile sollten auch im Interesse der Hotels sein, denn Einzelleistungen führen am Ende zu einem hohen Abrechnungsaufwand. Und: Wie will ein Hotel im Zweifelsfalls diese Einzelleistungen nachweisen?“

Die standardisierten Komplettpakete, die Tagungshotels ihren Firmenkunden zu einem Pauschalpreis anbieten, enthalten normalerweise Tagungsraummiete, Technik, Kaffeepausen sowie Getränke im Raum und zu den Mahlzeiten. Sie eignen sich für Seminare, Tagungen und Workshops. Alle Extras müssen dann allerdings auch extra bezahlt werden.

Häufig ein heiß diskutiertes Thema: kostenfreies Parken vorm Hotel oder in seinen Parkhäusern. Lobenswert hingegen: W-LAN ist bei immer mehr Hotels inzwischen inklusive, und auch bei den Kaffeepausen zeigen sich die Häuser innovativ. Plätzchen vom Discounter gehören der Vergangenheit an, der Kaffeeautomat ist Standard, und wer statt Kuchen Gesundes will, dem bieten sich allerhand Alternativen: „Brainfood for Meetings“, so etwa nennt Radisson Blu seine Kreationen aus Fisch, Vollkornprodukten, Obst und Gemüse. Die meisten Produkte, die Radisson den Tagungsteilnehmern auftischt, sind dabei lokaler Herkunft und nur minimal industriell bearbeitet.

Gesunde Pausen sind gefragt

Auf Nahrung fürs Gehirn setzen auch die Leonardo Hotels. „Seit drei Jahren haben wir in unserer Tagungspalette die Brain Breaks fest verankert“, erläutert Vertriebs- und Marketing-Chefin Sandra Dreher. „Die Nachfrage nach gesunden und konzentrationsfördernden Pausen ist inzwischen sehr hoch.“ Bei Leonardo gibt es leichte, vitaminreiche Kost in Kombination mit frischen Säften und Obst – und Gemüse-Smoothies, die in den Pausen von den Teilnehmern selbst hergestellt werden können. In sogenannten Leonardo-Plus-Paketen erhalten darüber hinaus die Referenten und Tagungsleiter ein kostenfreies Pauschalpaket mit unlimitierten Internet-Zugang, Rabatten auf Essen, Trinken und Parken. Und selbst die Begleitung kann gratis übernachten.

Leonardo hat sogar eine eigene Konferenzline geschaffen, so Sandra Dreher, „ein direkter Ansprechpartner, der Anfragen behandelt und für ein Angebot binnen 24 Stunden Sorge trägt“. Zwar wollten viele Firmenkunden eine maßgeschneiderte Pauschale – aber auch Standardangebote würden oft gebucht.

 
 
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