Travel Management by msg

(0)

Alles aus einer Hand

Der Münchner Software-Spezialist verfügt über eine eigene Reisestelle. Dort werden die Business-Trips des Unternehmens gleich gebucht.

Seite 1 von 2
von Oliver Graue, 08.05.2017, 07:30 Uhr
Thomas Bethmann, Travel Manager msg
Foto: MSG

Selber machen oder auslagern? Für Thomas Bethmann ist die Antwort klar: „Wir buchen unsere Geschäftsreisen selbst“, sagt der Travel Manager des Münchner Beratungs- und IT-Spezialisten msg. „Auf diese Weise können wir unseren internen Kunden, also den Reisenden, alles aus einer Hand liefern – von der Beratung über die Buchung und die mögliche Hilfe bei Fragen bis hin zur Reisekostenabrechnung und zum Controlling.“ Auf einen Reisebüro-Partner als Buchungsstelle verzichtet msg: „Wir können das besser“, zeigt sich Bethmann überzeugt, „auch deshalb, weil wir an den Kollegen näher dran sind, ihre Bedürfnisse kennen.“

Unter dem Namen „Zentrale Administration Mobilität Travel“ (ZAMT) gehört das Reisemanagement bei msg zum Zentralbereich Administration und Finanzen, dessen Leiter unmittelbar dem Unternehmensvorstand unterstellt ist. ZAMT wiederum gliedert sich in die Bereiche Travel und Fleet. Das neunköpfige Reiseteam kümmert sich sowohl um das strategische Travel Management als auch um dessen operative Ausführung, also um die Reisebuchungen. Lediglich das formale Ausstellen der Tickets – dort, wo es noch nötig ist – wird von einem Reisebüro übernommen.

Reporting als Kernaufgabe

Zu den Kernaufgaben im strategischen Travel Management zählt das Reporting: Für alle Ausgaben im Reise- und MICE-Segment (Standard-Tagungen) erstellen Bethmann und seine Mitarbeitenden Statistiken. Diese dienen unter anderem als Basis für Ratenverhandlungen mit Fluggesellschaften und Hotels. Auch für diese Aufgabe kommt bei msg eine Auslagerung nicht in Frage. „Die besten Hotelraten erzielen wir, wenn wir mit den Hoteliers selbst verhandeln“, sagt der Münchner mit Blick auf „Sourcing-Angebote“ einiger Marktteilnehmer: „Ich kann das allen Kolleginnen und Kollegen nur empfehlen!“

Natürlich kümmert sich das Travel Management auch um die Technik, von der Online-Buchungsmaschine (OBE) bis zur Reisekosten-Software. „Wir schulen die Belegschaft in Webinaren und nehmen ihre Kritik und Vorschläge entgegen, was Verbesserungen der OBE betrifft.“ Ziel sei es auch hier, so Bethmann, „den kompletten Prozess selbst abzudecken. Denn nur so können wir ihn auch kontrollieren und auch verändern.“

Hohe Online-Nutzung

Make statt Buy: Für den msg-Travel-Manager liegt der Erfolg auf der Hand. Mit seiner OBE erreicht er inzwischen eine Nutzungsrate, die sich den 100 Prozent nähert – für einen Betrieb mit mehr als 6000 Beschäftigten ein enorm gutes Ergebnis. Dabei unterscheidet das vor knapp 40 Jahren gegründete Unternehmen zwischen verschiedenen Reiseformaten. Verpflichtend über die OBE müssen Leistungen gebucht werden wie Punkt-zu-Punkt-Flüge, Bahnfahrten und Mietwagen. Um Umbuchungen, Stornierungen und komplexe Flugrouten – etwa Gabelflüge – kümmert sich die Reisestelle. Um am Ende über konsolidierte Daten zu verfügen, werden auch die händisch gebuchten Routen in die OBE überspielt.

Und bei den Hotels schließlich können die Reisenden zwischen online und offline wählen. „Es wäre kontraproduktiv, für die Hotelbuchung die OBE oder ein Portal vorzuschreiben“, begründet Bethmann die Ausnahme. „Zum einen haben Hotels auf der eigenen Website inzwischen zum Teil bessere Preise als auf Drittportalen, zum anderen sind per Telefon- oder E-Mail-Anfrage oft noch Verfügbarkeiten realisierbar, die es auf den Plattformen schon nicht mehr gibt.“

Firmenraten eigenständig verhandelt

Firmenraten verhandelt msg sowohl für oft geflogene Strecken wie München–Köln als auch für gut 200 Hotels, oft an den Firmenstandorten und mit einem entsprechenden Volumen an Übernachtungen. Vorteil: Das Unternehmen weist eine recht gleichbleibende Reisestruktur auf und kann dadurch Volumen gut bündeln und auf feste Partner steuern. Eine Treue, die von manch einem Hotelpartner belohnt wird: „Wir haben Häuser im Portfolio, die uns auch zu Messezeiten die Zimmer zum günstigen Firmentarif geben. Denn sie wissen, dass umgekehrt in auslastungsschwachen Zeiten zuverlässig unsere Reisenden zu ihnen kommen.“

Stehen größere Projekte an, wird das Travel Management eingebunden. „So können wir direkt überlegen, wie am besten gereist und wo übernachtet wird“, erläutert Bethmann. „Solch individuelle Lösungen haben sich bei uns als effizienter herausgestellt als strenge, allgemeine Vorschriften.“

 
 
1 spacer 2

Weitere Business Travel-Themen

Verpflegungspauschale
(0)

Neue Sachbezugswerte für 2017

Die amtlichen Werte, die für Mahlzeitengestellung außerhalb von Dienstreisen anzusetzen sind, wurden leicht erhöht. Der Betrag für Unterkunftskosten bleibt gleich. mehr

 
© 2017 FVW Medien GmbH, Alle Rechte vorbehalten
Impressum AGB Datenschutz Kontakt Media