Travel Management

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Siemens setzt auf zentralen Hoteleinkauf

Extreme Sparvorgaben seitens des Konzerns brachten Siemens-Manager Jürg Müller dazu, seinen Hoteleinkauf neu zu organisieren. Gemeinsam mit HRS startete er ein Pilotprojekt: Die Unterkünfte wurden zentral und standardisiert ausgeschrieben – „rein einkaufsgetrieben“, wie Müller sagt.

30.12.2014, 09:00 Uhr
Jürg Müller hat den Hoteleinkauf zentralisiert.
Foto: Siemens

Vor allem bei einigen Kettenhotels habe es „Aufruhr gegeben“, sagt Jürg Müller, Chef des indirekten Einkaufs bei Siemens – „weil wir in unserer Ausschreibung festgelegt haben, dass für unsere Reisenden immer die niedrigste Hotelrate verfügbar sein muss.“ Wer den Konzern nicht als Partner verlieren wollte, musste dies akzeptieren, um bei der Ausschreibung eine Chance zu haben.

Die günstigsten Preise, absolute Transparenz und einfache Prozesse – Jürg Müller, der von Zürich aus für die Siemens-Region Südwesteuropa zuständig ist, musste den Hoteleinkauf des Konzerns neu organisieren. Und drastisch sparen. Denn die Reisekosten für die 10.000 Siemens-Beschäftigten in Frankreich, Italien, Spanien, Portugal, Belgien, Luxemburg, Griechenland und der Schweiz wurden extrem gekürzt. „Die Sparvorgaben waren sehr, sehr hoch“, erzählt Müller. Mit dem bisherigen Verfahren – zeitaufwendige Ratenverhandlungen auf jeweils lokaler Ebene – wären sie nicht zu erfüllen gewesen. Das Konzept des Chefeinkäufers: eine zentrale, standardisierte Ausschreibung für alle acht Länder. Dass diese in enger Abstimmung mit den Travel Managern geschah, darauf legt Müller Wert. Und um alle Emotionen aus dem Spiel zu nehmen, beauftragte er mit dem Hoteleinkauf HRS als externen Partner.

Kostenloses Storno bis 18 Uhr

Dieser erstellte Benchmark-Analysen für alle relevanten Reiseziele (15 bis 20 Städte pro Land), verglich sie mit den bisher gezahlten Preisen und lud mehr als 1000 Hotels zu einer elektronischen Ausschreibung ein – mit harten, aber klaren Bedingungen wie der Dauerverfügbarkeit der niedrigsten Rate und kostenlosem Storno bis 18 Uhr. Ergebnis: Fast die Hälfte der bisherigen Partner fielen heraus. Dafür kamen neue hinzu, und die Preise sanken zum Teil deutlich. Viel mehr allerdings spart Müller durch die verschlankten Prozesse – durch klare Konditionen und standardisierte Raten.

So kauft Siemens Hotels ein – Vorgehen in Kürze

Herausforderungen

  • sehr hohe Sparvorgaben seitens der Siemens-Konzernführung
  • fehlende Markttransparenz, da für Hotels keine Vergleichspreise vorliegen, die im Markt gezahlt werden (Benchmarks)
  • hoher Zeitaufwand, weil Hotels vom jeweils lokalen Travel Management eingekauft werden
Strategie
  • Zentralisierung des Hoteleinkaufs im länderübergreifenden Einkauf für die gesamte Siemens-Region Südwesteuropa
  • Gespräche mit den lokalen Travel Managern, um deren Expertise zu nutzen
  • umfangreiche Analyse der Reiseströme im Konzern
  • Einholung von Benchmark-Daten bei HRS
  • standardisierte Ausschreibung, um die Vergleichbarkeit der Antworten zu gewährleisten
Konkretes Vorgehen
  • Ausschreibung für 150.000 Hotelnächte in der Region Südwesteuropa über die Online-Plattform eRFP
  • 1154 Hotels in 225 Orten hatten die Möglichkeit, sich daran zu beteiligen, darunter auch 430 bisherige Hotelpartner
  • als nicht verhandelbare Konditionen hat Jürg Müller bei der Ausschreibung angegeben: Akzeptanz ausschließlich der niedrigsten Rate, Frühstück im Preis inbegriffen, Gratis-Storno bis 18 Uhr des Anreisetages möglich und kostenloses W-LAN
Ergebnisse
  • Verringerung der Zahl der Hotelpartner um 7,6 %
  • billigere Übernachtungspreise (minus 4,6% im Vergleich zu den zuvor gezahlten Vertragsraten)
  • Geldersparnis durch Auslagerung des Hoteleinkaufs an einen externen Partner sowie durch einen schlanken Einkaufsprozess

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