Travel Management

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Tipps für den Mittelstand

Vollzeit-Travel-Manager? Attraktive Firmenraten? Ausschreibungen? Pustekuchen: Kleine Unternehmen können davon nur träumen, obwohl sie für den Löwenanteil der Reiseausgaben sorgen. Wie können sie mehr aus sich machen? Schon die ersten Schritte helfen, bei den Kosten zu sparen.

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von Oliver Graue, 11.01.2017, 09:00 Uhr
Klein, aber wendig: Mittelständische Unternehmen in Deutschland.

Falsche Rechnungsanschriften, fehlende Belege, keine Übersicht über die Gesamtausgaben: Noch bis 2012 gab es bei der Unternehmensberatung CPC kein professionelles Travel Management. Wie auch heute noch in vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) üblich, buchte jeder Mitarbeiter selbst.

Inzwischen hat Burkhard Prumbs, Leiter des CPC-Shared-Services-Dienstleisters HeS, eine umfassende Reiseorganisation aufgebaut, und zwar „ohne größeres Projekt und im laufenden Betrieb“, wie er betont. Von Bahn Corporate über die Nutzung eines Hotelbuchungsportals und den Einsatz der Airplus-Reisestellenkarte bis hin zum Firmenzugang bei Carsharing-Anbietern: Für CPC, das gerade mal gut 100 Mitarbeiter zählt, hat Prumbs eine Menge herausgeholt.

Wichtige erste Schritte

CPC ist ein gutes Beispiel dafür, wie auch kleinere Mittelständler ein effektives Travel Management etablieren können. Durch die steigende Komplexität des Themas wenden sich nach Aussage des DER (FCM und DER Business Travel) inzwischen zwar mehr Firmen an Geschäftsreiseanbieter. Und auch die zunehmend „internationale Präsenz“, ergänzt Martina Eggler von CWT, „hat gerade bei mittelgroßen Unternehmen zu einer deutlichen Professionalisierung beitragen“. Doch zahlreiche Betriebe setzen nach wie vor auf „Unmanaged Travel“ ohne klare Struktur.

Typisch dafür: Jeder bucht so, wie es ihm gefällt. Häufig gibt es zwar Reiserichtlinien, doch diese schlummern entweder in der Schublade oder sind so unklar formuliert, dass sie niemandem wirklich weiterhelfen. Und es fehlt der Blick auf die Gesamtkosten. „Da soll die Assistentin hier mal einen Flug buchen, da ein Hotel und dort noch einen Mietwagen“, nennt die Beraterin Andrea Zimmermann (btm4u) ein Beispiel. „Unter jeder Leistung steht zwar ein Preis, aber die meist zu hohen Gesamtausgaben der Reise werden aus dem Auge verloren.“

„Früher fehlte uns bei den Reisekosten die Transparenz“, berichtet auch Prumbs. „Jeder Berater hat alles selbst organisiert.“ Jedoch mit hohem Aufwand – vom Buchen bis zum Sammeln und Zuordnen der Belege. „Also haben wir von unseren Kunden gelernt“, berichtet der Personal-Profi: Ihren Umzug ins Flughafencenter The Squaire nutzte CPC zu einer Neuorganisation.

Entscheidend ist: Wer sich im Unternehmen um die Reiseorganisation kümmert, benötigt dafür ein klares Mandat der Geschäftsführung. Denn auch die striktesten Reiserichtlinien bringen wenig, wenn den Verantwortlichen bei Verstößen die Hände gebunden sind. Bucht beispielsweise ein Mitarbeiter entgegen den Richtlinien regelmäßig die teure Business Class, muss die Sanktionskette feststehen – vom Controlling des „Übeltäters“ über das persönliche Gespräch bis hin zur Weigerung, die nicht korrekt gebuchten Leistungen zu erstatten.

Fast immer sinnvoll

Voraussetzung ist, dass die Reiserichtlinie entweder von allen Mitarbeitern unterschrieben wird, der Vorstand sie als Weisung in Kraft setzt oder sie via Betriebsvereinbarung Gültigkeit erlangt. Erarbeitet wird sie in aller Regel in Form eines Projekts, an dem verschiedene Abteilungen beteiligt sind. Vorgegeben werden beispielsweise die zu nutzenden Flug- und Bahnklassen, die Vorausbuchungsfristen, die Buchungswege und eventuelle Preisobergrenzen bei Hotels.

Wird die Richtlinie klar formuliert und strikt überwacht, ist sie als Rückgrat das wichtigste Mittel zum Sparen. „Wichtig ist jedoch, dass Mitarbeiter die Richtlinie nicht nur kennen, sondern sie auch nachvollziehen können“, sagt Martina Eggler: „Sie muss neben den Unternehmenswünschen auch den Bedürfnissen der Reisenden entsprechen.“

Gespräche mit Vielreisenden schon im Vorfeld können hier wichtige Informationen liefern. Außer der Richtlinie sollte es auch ein Reporting geben, also eine statistische Auswertung aller Buchungen, um einen Überblick über die Reisekosten zu gewinnen. „Mit einfachen Kennzahlen können auch kleine KMU eine Erfolgsmessung vornehmen“, so Eggler.

Doch wann ist Travel Management überhaupt sinnvoll? „Fast immer und in fast jedem Unternehmen“, sagt Kerstin Klee, Travel Managerin des Autozulieferers Webasto. „Steuerung ist immer dort hilfreich, wo mehrere Reisende unterwegs sind und nicht nur die Firmeninhaber selbst.“ Wichtig ist immer, so Kerstin Klee: „Der Aufwand im Travel Management muss im Verhältnis zum Ertrag stehen.“

Zu den jährlichen Geschäftsreiseausgaben von fast 51 Mrd. Euro tragen größtenteils KMU bei. Der aktuellen VDR-Geschäftsreiseanalyse zufolge investieren Firmen mit bis zu 500 Mitarbeitern 39,8 Mrd. Euro – das sind 78% des Gesamtvolumens. Geht es um KMU, ziehen die meisten Experten allerdings bereits bei maximal 250 Beschäftigten und 30 Mio. Euro Umsatz die Grenze.

Entscheidener als die Mitarbeiterzahlen sind aber die Reiseausgaben. Und die können bei manch Kleinem höher sein als beim Großen, der nur innerdeutsch reist. Auch was die Reiseintensität angeht, stehen KMU den Konzernen kaum mehr nach. Gut 36% der Mitarbeiter mittelständischer Betriebe waren laut VDR-Studie 2015 mindestens einmal dienstlich unterwegs; bei den Großunternehmen waren es mit 39 bis 40 % nicht viel mehr.

Dementsprechend beurteilt Christoph Führer, Chef der DER-Business-Travel-Sparte, die Unterschiede zwischen Kleinen und Großen im Travel Management als grundsätzlich „nicht mehr so gravierend wie noch vor einigen Jahren“. Dennoch haben KMU ein Manko: Sie verfügen meist über keine „Rennstrecken“, also regelmäßig geflogene Routen beispielsweise zwischen Zentrale und Töchtern. Damit kommen Firmenraten meist nicht infrage.

Eine Alternative sind die Firmenförderprogramme – ein Modell, das inzwischen selbst Low-Cost-Flieger wie Easyjet anbieten. Teilweise bieten die Programme von vornherein Rabatte, teilweise gewähren sie Freiflüge ab einer bestimmten Punkteanzahl. Zudem gibt es manchmal Sonderleistungen wie Gratis-Lounge-Zutritte.

 
 
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