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Daten mühsam eintreiben

A und O sind Vorbereitung und Analyse. Wer globalisieren will, muss viele Fragen stellen. Wie hoch ist das Reiseaufkommen? Wie gestaltet sich der Reiseprozess von der Planung und Buchung bis zur Abrechnung und zum Reporting? Wer sind die Dienstleister vor Ort? Welche Systeme sind im Einsatz? Wo werden Verbesserungspotenziale gesehen? Beraterin Andrea Zimmermann (btm4u) und Feisel starten ihre Projekte in der Regel mit einer länderübergreifenden Befragung. „Die Ergebnisse fließen in eine Matrix ein, bestehend aus den Ländern und den abgefragten Kriterien“, so Feisel: „Diese zeigen, welche Gemeinsamkeiten und Unterschiede sich über die verschiedenen Länder ergeben.“

Wer tatsächlich aus allen oder auch nur den meisten Staaten eine Antwort erhält, darf sich schon zu den Glücklichen zählen. „Oft verfügen Ländergesellschaften nicht über ein Travel Management, oder es spielt kaum eine Rolle“, nennt Andrea Zimmermann einige Gründe. „Vor allem aber liegt meist einfach keine Datenbasis in Form passender Auswertungen oder Reports vor. Oder die Töchter haben schlichtweg Angst vor Einmischung.“ Das Reisebüro, das vom Vetter des Abteilungsleiters geführt wird, oder der Partner, mit dem man seit Jahrzehnten bestens kooperiert, auch wenn er nicht der billigste ist: Die Furcht davor, dass sich gewohnte Abläufe ändern könnten, ist oft sehr groß. Dann aber heißt es, Change Management zu betreiben. Dazu ist Fingerspitzengefühl nötig. „Die Ansprechpartner dürfen nicht den Eindruck haben, dass es sich um einen Befehl von oben handelt, sie müssen vielmehr als Partner mit ins Boot genommen werden“, sagt Zimmermann. Die beste Lösung sieht die Darmstädterin darin, wenn das Thema bereits im Vorfeld von der Firmenleitung bei einem der regelmäßigen internationalen Meetings angesprochen wird. „Dann weiß man zumindest schon mal, was kommt.“

Wer macht mit bei der Globalisierung?

Ganz ohne Strenge geht es allerdings auch nicht. Ist das globale Vorhaben beschlossen, sollte es den Ländern verboten werden, neue Ausschreibungen oder Projekte im Travel Management anzustoßen – die womöglich zunächst für mehrere Jahre bindend wären.

Zu den Vorüberlegungen gehört es festzulegen, welche Länder in die Globalisierung einbezogen werden sollen. Berater empfehlen hier die klassische 80/20-Regel. Mit anderen Worten: Nur bei Töchtern mit einem wirklich großen Reisevolumen lohnt sich der Aufwand. Doch auch hier gilt es aufzupassen, kleinere Gesellschaften nicht vor den Kopf zu stoßen: Vielleicht wünschen sie sich ja sogar Hilfe?

Und: Wem es bei der Globalisierung in erster Linie um das Thema Reisesicherheit geht, der muss möglichst lückenlos vorgehen. Und darf dennoch nicht enttäuscht sein, wenn sich nicht alle Länder „vom einzig wahren Travel Management überzeugen lassen“, wie es eine Geschäftsreiseplanerin aus Erfahrung ausdrückt: „Gallische Dörfer muss man akzeptieren, die wird es immer geben.“

Steht Vereinheitlichung im Fokus, sollte man hinterfragen: Was genau will man standardisieren? Sind weltweit nur ein Reisebüro und eine Buchungssoftware sinnvoll? Was verlockend klingt, endet nicht selten in Enttäuschung. Und höheren Kosten. „Keine Kette und keine Software kann weltweit allen Anforderungen gleichermaßen gerecht werden“, warnt Liane Feisel. Und, so Andrea Zimmermann: „Wie glücklich ist wohl eine chinesische Firma, der eine europäische Reisebürokette vor die Nase gesetzt wird?“ Solche gut gemeinten Einmischungen hat sie selbst als Travel Managerin in Deutschland aus den USA erlebt und war davon nicht begeistert. „Auch für Meetings ist es wichtig, die verschiedenen Kulturen in der Kommunikation genau zu kennen und zu beachten.“

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