Umgang mit Apps & Co

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Smartphones und Geschäftsreisen

Fast 90% der Geschäftsreisenden nutzen mobile Services und Apps. Doch nur die wenigsten Firmen definieren, was erlaubt ist und was nicht. Nötig wäre dies aber, sonst verlieren Travel Manager die Kontrolle über ihre Reisenden.

von Oliver Graue, 29.04.2016, 09:59 Uhr
Mobil unterwegs: Die Mehrheit der Geschäftsreisenden nutzen mobile Services und Apps.
Foto: Thinkstock

Kaum eine Konferenz, auf der über das Thema nicht gesprochen wird. Doch in der Praxis setzen sich nur wenige Unternehmen damit auseinander: Smartphones gelten bei Geschäftsreisenden inzwischen als wichtigster Reisebegleiter – noch vor Zahnbürste, Deoroller und Führerschein. Dieses Ergebnis einer Egencia-Umfrage unter 10.000 Business Travellern wird von vielen anderen Studien bestätigt. So fand BCD gerade heraus, dass 97 % aller Dienstreisenden ein Handy mitnehmen und dass 87 % dieses für Fragen rund um ihren Business Trip einsetzen: zwecks Navigation, für die Hotelbuchung oder zum Einchecken. Doch dürfen sie das? Sollen sie das? Oder bewegen sie sich damit außerhalb der vom Travel Management definierten Buchungs- und Reiseprozesse?

„Geschäftsreiseplaner, die sich um das Thema mobile Apps drücken, laufen Gefahr, die Kontrolle über ihre Reisenden zu verlieren“, warnt Ulrika Rosen, Travel Managerin von Tetra Pak. „Schnell benutzen die Reisenden sonst solche Apps, die nicht erwünscht sind, lassen sich von den Anbietern zum Kauf zusätzlicher Leistungen verleiten oder bewegen sich abseits der vorgeschriebenen Buchungskanäle.“

Ein solches Maverick Buying aber würde nicht nur dem Travel Management schaden, sondern auch der eigenen Sicherheit: Niemand wüsste mehr, wo die Kollegen sich gerade aufhalten. Der schwedische Verpackungskonzern ist derzeit „im Findungsprozess“, wie Ulrika Rosen es formuliert: Welche mobile Lösung ist am besten geeignet? Und wie lässt sich das Ganze steuern? Dass in dieser Frage die meisten Unternehmen noch ganz am Anfang stehen, räumt auch HRG-Kunden-Manager Matthew Pancaldi ein. Doch ebenso klar ist: Die Zeit drängt.

Dabei sollten Firmen die Mobil-Affinität ihrer Reisenden keineswegs als Übel ansehen. Im Gegenteil: „Wer seine Mitarbeiter mit einer guten App versorgt und die Dinge klar regelt, der steigert auch ihre Zufriedenheit – und damit sein eigenes Prestige“, zeigt sich Marina Hegemann, Chefin des App-Entwicklers Tourist Mobile, überzeugt. Für sie wie für Jean-Noel Lau Keng Lun, Marketing-Direkor Egencia, steht dabei fest: Am besten sind Firmen mit einer eigenen Anwendung bedient, einer Corporate App. Das kann auch eine Applikation sein, wie sie inzwischen von fast allen Geschäftsreisebüroketten angeboten wird.

Apps können inzwischen viel

„Mit Standardlösungen, wie sie heute noch sehr viel auch auf dem Markt sind, muss und sollte sich keine Firma mehr zufriedengeben“, sagt Marina Hegemann. Als wichtige Bestandteile einer Corporate App sieht sie neben den klassischen Verspätungsmeldungen bei Flügen auch detaillierte Informationen zum Reiseplan, Empfehlungen für den Transfer vom Ankunftsflughafen zum Zielort, Details zu den bereisten Ländern und ein integriertes Travel Risk Management. Darüber kann die Firma in Notsituationen die Reisenden lokalisieren und direkten Kontakt mit ihnen aufnehmen. Auch Flughafennavigatoren, Wetter- oder Restaurant-Hinweise gehören längst dazu. Neuere Versionen bieten zudem die Möglichkeit, sich Reisen von unterwegs genehmigen zu lassen – wichtig für Beschäftigte, die fast ständig auf Tour sind.

Corporate Apps haben aber auch Schwachstellen

Eine Schwachstelle haben die sogenannten Corporate Apps dennoch: Im Gegensatz zu Applikationen auf dem freien Markt bieten sie kaum direkte Buchungsmöglichkeiten. Grund ist die Komplexität: Firmenlösungen müssen Datensicherheit und Richtlinienkonformität bieten. Beides ist technisch noch eine Herausforderung, ganz besonders bei Flügen. Für Hotelbuchungen über Portale wie HRS oder Reisebüros und für Bahntickets hingegen sind Schnittstellen zu der Online-Buchungssoftware (OBE) des Unternehmens in aller Regel gut herstellbar.
 
Die Frage ist allerdings, ob es überhaupt wünschenswert ist, dass Reisende ihre Flugtickets mobil buchen. Zumindest bei Langstrecken ist dies für Ulrika Rosen ein absolutes „No Go“. Die Summen, um die es dabei geht, wären viel zu hoch – entsprechend die Gefahr, dass Reisende viel zu teuer buchen.
 
Dass eine Corporate App unbedingt durch eine Mobil-Richtlinie ergänzt werden muss, macht das Verhalten vieler Leistungsanbieter deutlich: Sie dürften in Zukunft weitaus aggressiver als bislang die Strategie verfolgen, den Geschäftsreisenden via App kostenpflichtige Zusatzleistungen wie Upgrades, Platzreservierungen, Gepäck oder Mahlzeiten anzubieten. Für die Airlines verbirgt sich dahinter ein Geschäft der Zukunft, für die Unternehmen hingegen bedeutet es eine mögliche Kostenexplosion. Was erlaubt ist und was nicht, kann daher nur eine Richtlinie regeln.

Corporate Apps: Das sollten Sie beachten

Nutzen: Sie die Chance, sich mit dem Thema „mobile Reiserichtlinie“ als Travel Manager zu profilieren. Stoßen Sie es an, treiben Sie es voran: Als Travel Manager haben Sie gute Kontakte zu allen Abteilungen und wissen, was Reisende benötigen und was nicht.

Eine Mobil-Richtlinie hilft bei der Durchsetzung der Fürsorgepflicht des Unternehmens: Legen Sie fest, wie Reisende in Notsituationen mobil lokalisiert und erreicht werden können.

Finden Sie heraus, wie Smartphones derzeit in der Firma genutzt werden und ob es eine IT-Richtlinie (Datensicherheit) gibt.

Analysieren Sie, welche Apps oder mobile Seiten die Reisenden nutzen (zur Reisevorbereitung, während und nach der Reise).

Legen Sie fest, welche Apps genutzt werden dürfen, und betonen Sie, dass alle anderen verboten sind.

Ideal ist die Einführung einer Corporate App, wie sie von den Geschäftsreisebüros angeboten wird. In dieser sind alle erlaubten Funktionen enthalten, zudem bestehen Schnittstellen zum Reporting sowie zum Travel Risk Management.

Nutzen Sie die App, um Ihrerseits auf Reisende einzuwirken – etwa in Form einer Push-Nachricht, wenn sich der gerade gelandete Kollege für ein Verkehrsmittel vom Flughafen zum Zielort entscheiden muss.

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