Alles über Tagungspauschalen

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Für Jennifer Kluge war es der „Super- GAU“. Das Unternehmen, in dem die 34-Jährige als Marketing-Assistentin tätig ist, hatte innerhalb von 14 Tagen drei Tagungen veranstaltet – „im selben Hotel, aber zu ganz unterschiedlichen Preisen“. Anders als von Kluge zunächst vermutet, war daran aber nicht allein „die sehr dezentrale und wilde“ Tagungsbuchung ihrer Firma schuld. Wie sie vom Hoteldirektor erfuhr, spielten für die Preisfindung auch die Wochentage, an denen die Runden stattfanden, eine Rolle – ebenso wie die Tatsache, dass die eine Abteilung ein „gesetztes“ Essen vorgezogen und die andere ausdrücklich ein Stehbüfett gebucht hatte.

Mehrere Pauschalen definieren

Für Jennifer Kluge war aber auch dies ein Grund, „das Thema intern einmal anzugehen“, wie sie es ausdrückt: Ließen sich – wie bei den Geschäftsreisen üblich – nicht auch bei Tagungen bestimmte Vorgaben machen, die helfen würden, Geld zu sparen? Rüdiger Mahnicke, Inhaber der Beratungsfirma Steinberg & Partner, spricht ironisch vom „Einfluss des Cappuccino auf den Verhandlungserfolg“ und empfiehlt daher, firmenweit „ganz genaue Tagungspauschalen zu definieren“.

Das sollte eine Pauschale enthalten

Hotels, denen der VDR sein Siegel „Certified Conference Hotel“ verleiht, mu¨ssen eine vom Verband definierte Standard-Tagungspauschale anbieten. Bestandteile sind:

Miete und Bereitstellung des Tagungsraums in der gewu¨nschten Bestuhlung
Standard-Technik 1 Beamer oder Overhead, 1 Leinwand, 1 Flipchart und 1 Pinnwand (evtl. durch Mikrofon ersetzen)
Kaffeepausen vormittags und nachmittags. Kaffee und Tee unbegrenzt, Geba¨ck. Am Vormittag statt Geba¨ck wahlweise Obst, zudem Joghurt und Gemu¨se-Sticks
Wasser im und vor dem Tagungsraum
Business-Lunch am Mittag (im Restaurant oder als Stehbu¨fett) sowie mindestens 1 Softgetra¨nk je Teilnehmer

Die weitaus meisten Veranstaltungen bilden standardisierte Treffen. Das heißt, anders als beim Event mit Rahmenprogramm, sind sie einfach und einheitlich gestaltet. Benötigt werden Raum, Technik und Verpflegung – mehr aber auch nicht. Auch für den früheren Wella-Travel-Manager und jetzigen Berater Thomas Ansorge sind festgelegte Tagungspauschalen ein „Muss“. „Travel Manager sollten die Pauschalen entweder in den Hotelverträgen für ihre Tagungshotels festlegen oder in den Rahmenverträgen mit ihren Partneragenturen“, empfiehlt er. Und wer bereits Online-Portale wie beispielsweise Meetingmasters.de oder HRS nutzt, kann sie auch hier hinterlegen: So lässt sich jedes Mal dasselbe abfragen – und gut vergleichen.

Auch Hotels haben längst die Attraktivität von Pauschalen entdeckt – und werben mit Angeboten. „Fertige Pauschalen sind heute oft schon so gut, dass man sich zeitraubendes Verhandeln ersparen kann“, sagt Dagmar Gerber, zuständig für die Eventplanung einer norddeutschen Firma. Meist bieten die Häuser mehrere Pauschalen an, mal mit Abendessen, mal ohne, mal mit unlimitierter Getränkemenge, mal limitiert. Da die Unterschiede oft nur wenige Euro betragen, sollte man sorgfältig abwägen – damit an heißen Tagen die Teilnehmer einen nicht buchstäblich bis auf den letzten Tropfen aussaugen.

Manche Hotels wie Maritim bieten zusätzlich zu ihren Basis-Pauschalen hinzubuchbare Bausteine wie Begrüßungskaffee, Gemüse-Sticks, Müsli und zusätzliche Technik – etwa Videokamera oder Großbildmonitor. „Am preisgünstigsten sind meist Pauschalen mit Mineralwasser, Apfelsaft und Filterkaffee“, sagt Rüdiger Mahnicke. „Hat man eine solche Pauschale vereinbart, muss man aber aufpassen, dass sich einzelne Teilnehmer nicht womöglich eine Cola bestellen – dann nämlich ist der Kosten-GAU da.“ Besser ist es daher, von Anfang an zwei Pauschalen zu definieren: eine Basis- und eine Luxus-Version.

Noch günstiger mit Zimmer

Was genau in der Pauschale enthalten sein sollte, legt das Travel Management am besten in Absprache mit den Abteilungen fest. Orientieren können sich Geschäftsreise-Planer an den Kriterien, die der VDR für sein Siegel „Certified Conference Hotel“ vorgibt. Über Online-Portale lassen sich direkt Angebote für definierte Pauschalen einholen – oder die Nutzer kreuzen im elektronischen Anfrageformular an, was sie benötigen. Das Portal HRS bietet für kleinere Tagungen, für die man bis zu 20 Zimmer und einen Sitzungsraum braucht, die Direktbuchung an.

Noch günstiger wird es oft, wenn benötigte Zimmer gleich mitgebucht werden. Hier lohnt sich auch der Blick auf Sonderpreise: Vier- oder Fünf-Sterne-Häuser, die frisch eröffnet wurden, bieten anfangs sehr günstige Konditionen. Von zwei Dingen befreit die beste Pauschale nicht: Weil nicht alles in den Paketen enthalten ist – gerade Parken und W-LAN fehlen meist –, führt an Absprachen mit dem Hotel kein Weg vorbei. Und jede Hotelrechnung sollte sorgfältig geprüft werden. Fehler können passieren – einfach weil Irren menschlich ist.