Was Videokonferenzen wirklich taugen

Virtuelles Meeting: Unternehmen setzen besonders für interne Besprechungen auf Videokonferenzen.
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An die Aschewolke des isländischen Vulkans Eyjafjallajökull 2010 denkt man bei den Anbietern von Videokonferenzen gern zurück. Zumindest heimlich. Schließlich hat die damit verbundene tagelange Sperrung des Luftraums über weiten Teilen Europas Vermietern wie Regus einen wahren Nachfrageboom beschert. Europaweit nahm die Zahl der in den eigenen Räumlichkeiten durchgeführten Videokonferenzen im April und Mai 2010 um jeweils 180 Prozent zu. Seitdem hat die Nachfrage zwar nachgelassen, doch noch immer liegen die Anfragen nach Videokonferenzen und Telepresence-Lösungen um 68 Prozent über denen von vor dem Vulkanausbruch.

Diese Entwicklung überrascht zumindest Deutschlandchef Michael Barth nicht. „Unternehmen haben erkannt, dass Videokonferenzen zeitraubende und kostspielige Geschäftsreisen ersetzen können“, rührt er die Werbetrommel.

Dass Videokonferenzen auf dem Vormarsch sind, zeigt das Beispiel der Credit Suisse. Das Schweizer Finanzinstitut hat allein zwischen 2006 und 2008 rund 3,8 Mill. Euro in die Anschaffung und den Ausbau von Videokonferenz- und Telepresence-Anlagen investiert. 2010 trafen sich die Bankmitarbeiter etwa 100.000 Stunden lang zu virtuellen Meetings. Das entspricht einem Anstieg von 40 Prozent im Vergleich zum Vorjahr.

Dabei sind Videokonferenzsysteme aber nicht mehr allein bei großen, global agierenden Unternehmen im Einsatz. „Längst spielt Videokommunikation auch bei kleinen und mittleren Unternehmen eine bedeutende Rolle“, sagt Carlo Wolf, Deutschland-Geschäftsführer des Anbieters Cisco. Schließlich würden solche Anlagen Firmen jeder Größenordnung helfen, Zeit und Kosten für Geschäftsreisen einzusparen. „Auch die interne Kommunikation lässt sich durch den Einsatz von Videosystemen verbessern und die Produktivität der Mitarbeiter steigern“, behauptet Wolf.

Interesse auch im Mittelstand

Ein Beispiel ist Jungheinrich. Der Hersteller von Flurförderfahrzeugen – im Volksmund Gabelstapler genannt – hat in den vergangenen Monaten einen mittleren sechsstelligen Betrag in eigene Videokonferenzräume investiert. Die Kosten will Travel Managerin Britta Schlüter, die die Aufrüstung der alten, bereits vorhandenen Videokonferenzanlagen unter dem Eindruck der Wirtschaftskrise angestoßen hat, innerhalb kürzester Zeit durch wegfallende Reisekosten wieder reinholen. „Bis zu 50 Prozent der internen Reisen können mit Hilfe der neuen Technik eingespart werden“, zeigt sich Schlüter überzeugt.

Anbieter und Vermittler

Deutsche Telekom: Der Telekommunikationskonzern engagiert sich seit 2010 im Geschäft mit Videokonferenzen. Erster Kooperationspartner in der Touristik sind die Lindner Hotels. Mittlerweile sind sechs Häuser der Kette mit Telepresence-Systemen ausgestattet. Seit dem Frühjahr bieten auch die Commundo-Tagungshotels die virtuelle Tagungstechnik der Telekom.

Regus: Der Büro- und Konferenzraumanbieter kann weltweit auf 2500 Videokonferenzstudios und 55 Telepresence-Systeme zugreifen. In Deutschland verfügt Regus in seinen Business Centern über 34 Videoanlagen und einen Telepresence-Raum (Frankfurt). American Express, FCM Travel Solutions und Lufthansa City Center arbeiten mit Regus zusammen und vermitteln dessen Räumlichkeiten. FCM wirbt zum Beispiel mit exklusiven Konditionen. Für die Vermittlung verlangt die Kette ein Serviceentgelt von 20 Euro.

Tata Communications: Das internationale Kommunikationsunternehmen mit indischen Wurzeln unterhält weltweit etwa 35 Telepresence-Räume. Im Januar wurden je eine Anlage in den Le-Méridien-Hotels in Frankfurt und München eröffnet. Bis Ende des Jahres will Tata 80 öffentliche Telepresence-Räume betreiben. In Deutschland vermitteln Amex und CWT die Tata-Räumlichkeiten.

Dass Unternehmen wie Jungheinrich oder Credit Susisse verstärkt reale Geschäftstreffen durch virtuelle Meetings ersetzen, liegt auch an der verbesserten Technik. Dank moderner, leistungsfähiger Breitbandverbindungen sind die Systeme wesentlich stabiler als noch vor Jahren. Die Übertragungsqualität ist gestiegen. „Ruckelnde Bilder und schwarze Bildschirme gehören definitiv der Vergangenheit an“, sagt Dirk Backofen, bei der Deutschen Telekom Leiter des Segment-Marketings Geschäftskunden und zuständig für Telepresence, das Videokonferenz-Angebot des Konzerns.

Seit vergangenem Jahr ist der Telekommuniktionsriese im Geschäft mit den virtuellen Meetings aktiv, bietet Videokonferenz- und Telepresence-Systeme zum Kauf und zur Miete. Unternehmen, die sich eine Telepresence-Anlage mieten und in die eigenen Firmenräume stellen wollen, zahlen dabei mindestens 2000 Euro – im Monat. Am gefragtesten sind Anlagen für 4000 Euro, so Backofen. Die teuersten Systeme mit drei Bildschirmen liegen bei 12.000 Euro. Eine solche Investition will wohlüberlegt sein.

Hotels und Reisebüros im Boot

Wer nicht ganz so viel Geld in die Hand nehmen will, kann sich auch stundenweise Videokonferenzräume mieten – beispielsweise in den Lindner Hotels. Diese arbeiten mit der Telekom zusammen und haben in mehreren ihrer Häuser Telepresence-Systeme installiert. Auch die Le-Méridien-Hotels in Frankfurt und München sowie das Marriott ebenfalls, in Frankfurt, bieten seit Anfang des Jahres die Möglichkeit virtueller Meetings.

Bei Vorreiter Lindner liegt die Buchungsquote derzeit bei über 30 Prozent. Da ist noch Luft nach oben. Bis Jahresende erwartet man bei den Lindner Hotels eine doppelt so hohe Auslastung – auch weil Firmenkunden damit ihre Reisekosten um bis zu 65 Prozent senken könnten, wie es Marketing-Vorstand Andreas Krökel formuliert.

Doch nicht nur die Hotelketten wollen am Trend zu virtuellen Treffen mitverdienen. Selbst die Geschäftsreiseketten verschließen sich dieser Entwicklung nicht. Obwohl Videokonferenzen ihrem eigentlichen Geschäft – der Reisevermittlung – diametral gegenüberstehen. Doch das Interesse der Firmenkunden an solchen Dienstleistungen sei nun mal da, erklärt CWT-Vertriebschefin Martina Eggler. Und ehe man das Geschäft ganz verliert, bindet man Videokonferenzen eben in das eigene Serviceportfolio mit ein.

So treten mittlerweile alle großen Geschäftsreise-Anbieter auch als Vermittler von Videokonferenz- und Telepresence-Räumen auf – neben CWT zum Beispiel auch FCM Travel Solutions. BCD Travel hat den Videokonferenz-Vermittler Whygo in seine Homepage integriert. Und erst vor einem Monat haben die LCC eine Zusammenarbeit mit Telepresence-Anbieter Regus verkündet.

Doch es gibt auch kritische Töne. Denn als wirklicher Ersatz zu realen Reisen werden Videokonferenzen in der Regel nicht gesehen. Charles Petrucelli, Chef von American Express Business Travel, warnt die eigene Kundschaft vor einem allzu inflationären Gebrauch von Videokonferenzen, gerade wenn es um den Kontakt mit Geschäftspartnern geht: „Wenn Sie ihren Kunden nicht persönlich treffen, wird es Ihr Konkurrent tun.“