Best Practice Siemens

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Reisegenehmigung nicht mehr nötig

Geschäftsreisende müssen für ihre Dienstreisen keine Anträge mehr stellen. Dies ist aber nicht die einzige Veränderung im Travel Management des Konzerns.

von Martin Jürs, 10.11.2017, 10:18 Uhr
Siemens-Travel-Manager Thorsten Eicke (links) und Albert James Küng.
Foto: Martin Jürs

Den Anfang machen die USA. Dort müssen Mitarbeiter von Siemens, wenn sie demnächst dienstlich auf Tour gehen, vorher keinen Reiseantrag mehr stellen. Die bisher obligatorische Genehmigung der Business Trips durch einen oder mehrere Vorgesetzte fällt weg – egal wohin die Reise geht.

Vorreiter ist der Weltkonzern aus München mit diesem Vorgehen zwar nicht. Auch andere Firmen verzichten auf einen Reiseantrag und behalten die Ausgaben stattdessen über die Reisekostenabrechnung im Blick. Doch für ein Unternehmen von einer Größenordnung wie Siemens mit weltweit mehr als 348.000 Beschäftigten in 200 Ländern – davon etwa zwei Drittel Geschäftsreisende – ist dies ein gewaltiger Schritt.

Kultureller Wandel

Für Thorsten Eicke, seit 2014 als Chef der globalen Mobilität auch für die Dienstreisen des Konzerns zuständig, ist die Abkehr von der Reisegenehmigung jedoch nur folgerichtig. Und sie ist – unter anderem – das Ergebnis eines von der Siemens-Chefetage geförderten kulturellen Wandels innerhalb des Konzerns. „Es geht darum, dass der einzelne Mitarbeiter mehr Verantwortung übernimmt“, sagt Eicke. Und das gelte eben auch für Geschäftsreisen.

Hinzu kommt, dass für Eicke und Travel Manager Albert Küng bei den Reisekosten nicht der nackte Preis im Fokus steht. „Er bleibt zwar wichtig, schließlich sind wir eine Einkaufsabteilung“, sagt Küng. Doch große Sprünge seien hier nicht mehr drin.

Größeres Sparpotenzial sieht Eicke bei den firmeninternen Prozessen – vom Antrag bis zur Abrechnung. Potenzial bestehe besonders beim Genehmigungsverfahren. Ein einheitliches Vorgehen gab es bislang nicht. Im Gegenteil, das Verfahren war äußerst heterogen und mitunter sehr langwierig. In einigen Ländern mussten Geschäftsreisen zwar lediglich von ein bis zwei Vorgesetzten genehmigt werden. In anderen Regionen umfasste der Antragsprozess dagegen ein Dutzend und mehr Stufen. Eicke: „Effektivität geht anders.“

Schließlich kosten solche Verfahren Zeit und binden die Ressourcen der Mitarbeiter. Hinzu kommt, dass sich im Laufe eines solch langwierigen Prozesses die Flugpreise ändern können. Stichproben in Singapur hätten Erhöhungen zwischen Antrag und Buchung von bis zu 35 Prozent ergeben.

Daher hat Eickes Abteilung zusammen mit dem Personalbereich das Antragsverfahren auf den Prüfstand gestellt – mit der Folge einer nun global gültigen Richtlinie und eben dem radikalen Verzicht auf Vorabgenehmigungen.

Mehr Eigenverantwortung

Angst, dass das neue Laissez-faire die Reisekosten bei dem Elektrokonzern in die Höhe treibt, hat Eicke nicht. Eher im Gegenteil: „Die übergroße Mehrheit der Mitarbeiter wird sich den Vorgaben entsprechend korrekt verhalten“, ist er überzeugt. Er hält es für möglich, dass die größere Verantwortung bei der Buchungsentscheidung sogar zu einer erhöhten Kostensensibilität der Mitarbeiter führt.

Aber auch das neue Verfahren verzichtet nicht völlig auf Sicherheitsschranken – Reiserichtlinien gibt es schließlich nach wie vor. Bucht ein Mitarbeiter einen Flug oder ein Hotel deutlich oberhalb des erlaubten Preises, wird automatisch der jeweilige Vorgesetzte informiert. „Der kann dann entscheiden, ob und wie er reagiert“, sagt Eicke.

Der Wegfall des Reiseantrages ist nicht die einzige Neuerung bei Siemens: In einem engen Zusammenhang hiermit steht die Einführung des IT-Systems von Concur ab 2018 in zunächst vier großen Märkten, darunter auch Deutschland. Die SAP-Software ist bisher vor allem für ihre Abrechnungsfunktion bekannt. Hier versprechen sich Eicke und Küng erhebliche Erleichterungen. „Wenn der Mitarbeiter von seiner Reise zurück ins Büro kommt, sollte die Abrechnung schon weitgehend abgeschlossen sein“, lautet der Plan. Denn die Belege werden bereits während der Reise erfasst.

Dabei will Eicke das SAP-System aber auch für die Reisebuchungen einsetzen. Das bisher vom Konzern genutzte Portal soll dann zumindest mittelfristig abgelöst werden.

„Die Zeit ist reif für einfachere Verfahren“, sagt der 53-Jährige und lobt den Walldörfer Software-Giganten. Auch wenn er einschränkend einräumt: „Kein System kann alles.“

Siemens in Kürze

Siemens ist in 200 Ländern aktiv. Rund zwei Drittel der 348.000 Beschäftigen, davon 114.000 in Deutschland, gehen regelmäßig auf Geschäftsreise.

Der Umsatz des in der Elektrotechnik und anderen Feldern aktiven Konzerns lag 2015 bei 75,6 Mrd. Euro. Der Gewinn betrug 7,4 Mrd. Euro. Über die Höhe der Reiseausgaben macht Siemens keine Angaben. Sie dürften im hohen neunstelligen Bereich liegen.

Thorsten Eicke leitet seit 2014 die gesamte Mobilität. Oberster Travel Manager des Konzerns ist Albert James Küng.

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