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Was bedeutet das genau?

Die Kräfte, die von außen gegen das Travel-Programm wirken, werden stärker. Anbieter können einfacher als früher direkt mit dem Reisenden in Kontakt treten und dabei sehr individuell auf ihre Wünsche eingehen. Über das reine Meilensammeln hinaus geht es also um die zunehmend wichtige Thematik des individuellen Komforts der Reisenden. Hier sehe ich die Gefahr, dass das Travel Management den Anschluss verliert.

Das heißt, Travel Manager müssen intensiver kommunizieren als bislang, um die Reisenden auf ihre Seite zu holen. Ist das keine neue Rolle?

Nein, zu den wichtigsten Aufgaben im Travel Management gehört es seit Jahr und Tag, den Inhalt der Reiserichtlinien zu kommunizieren. Richtig ist aber sicher, dass die Digitalisierung dazu führt, dass diese Aufgabe mit noch mehr Anstrengung und sicherlich inhaltlich auch anders betrieben werden muss.

Durch Digitalisierung sollte sich also kein Travel Manager unter Druck gesetzt fühlen?

Digitalisierung schreitet voran und ist eine Chance. Eine Chance, die Aufgaben des Travel Managers zu vereinfachen: Kommunikation, Steuerung, Transparenz. Davor muss ich als Unternehmen aber wie gesagt die Ziele kennen und meine Prozesse sauber aufstellen. Dann komme ich auch dem eigentlichen Ziel näher, Kosten zu senken, ohne dabei Qualitätseinbußen hinnehmen zu müssen.

Und wie ist das hinzubekommen?

Ich gebe zu, es ist verlockend, sofort zu starten und neue Tools, Apps oder auch neue Regelungen einzuführen. Beständiger und auf Dauer reibungsloser ist es aber, wenn ich zunächst meine Anforderungen kenne und darauf alles andere aufbaut. Sonst kommt es sowohl intern als auch mit dem Reisebüro immer wieder zu Diskussionen. Und das kostet Zeit, Geld und Nerven.

Reisende, insbesondere der Generation Y, wollen sich aber nicht mehr an Reiserichtlinien halten ...

Doch. Und dies ist ein gutes Beispiel für den gesellschaftlichen Wandel, den ich vorhin angesprochen habe. Wenn man Reiserichtlinien als eine Struktur versteht, die einerseits einen Handlungsrahmen vorgibt und andererseits die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass es die für sie beste Lösung ist, passt es wieder. Mobilität bedeutet aber auch zunehmend Produktivität abseits vom festen Arbeitsplatz. Hier muss ich als Arbeitgeber den Rahmen schaffen, und dazu gehören entsprechende Regeln.

Aber lässt sich Reisen in solche Standards gießen? Sind sie dafür nicht zu emotional?

Die Kunst ist, Standards so zu setzen, dass eine Geschäftsreise bestmöglich zum Unternehmensergebnis beiträgt. Es geht wie gesagt um Geschäftsreisen, um Dienst. Das Unternehmen investiert in solche Reisen, weil es sich davon einen Gewinn verspricht. Und um diesen messen zu können, muss es die Investition genau kennen, muss also klare Regeln und Strukturen für den Geschäftsreiseeinkauf und die Geschäftsreisebuchung festlegen. Ohne Standardisierung und messbare Kennzahlen geht das nicht.

Welche Kennzahlen wären das denn?

Natürlich gibt es allgemein übliche Kennzahlen wie Preisentwicklung, Vorausbuchungsfristen, Online-Nutzungsrate etc. Welche Werte aber wirklich wichtig sind, muss jede Firma für sich entscheiden. Ich empfehle, diese aus der Strategie und den Zielen abzuleiten, da auch nur dann das Top-Management diese Kennzahlen einordnen kann. Und dann bekommen Berichte aus dem Bereich Travel auf einmal auch eine ganz andere Aufmerksamkeit im Management.

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