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3. Tatsächliche Kosten oder Pauschalen ansetzen

3.1 Pauschale wählen

Grundsätzlich gilt: Wenn Sie Fahrten bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit (Geschäftsreise oder Dienstreise) mit eigenem Fahrzeug unternehmen, können Sie zwischen zwei Optionen wählen. Das Steuerrecht erlaubt es, dass Sie entweder die tatsächlich entstandenen Kosten als Werbungskosten ansetzen. Oder Sie machen alternativ (nicht gleichzeitig!) einfach die Reisekostenpauschale (Dienstreisepauschale) an. Diese gilt dann anders als bei der Pendlerpauschale für jeden mit dem Kfz gefahrenen Kilometer, also für Hin- und Rückweg und dies für alle Fahrten aus beruflichem Grund im Rahmen einer Auswärtstätigkeit.

  Exkurs: Mehr als 30 Cent gibt es nicht 

Wer die Pauschale ansetzt, muss sich allerdings mit den mageren 30 Cent pro km vom Finanzamt begnügen. Dieser Wert ist lange Zeit nicht angehoben worden – und wird es in absehbarer Zeit vermutlich auch nicht. Ein Beschäftigter, der in seiner Steuererklärung frech 35 statt 30 Cent angesetzt hatte und beim Finanzamt auch nicht klein beigeben wollte, verlor einen entsprechenden Prozess vor Gericht (Az. VI B 145/10). Wer also tatsächlich der Meinung ist, dass die berufliche Nutzung seines Kfz über dem vom Fiskus erstatteten Satz von 30 Cent pro km liegt, der sollte die Kosten unbedingt inividuell nachweisen und bei seiner Steuer als Werbungskosten geltend machen (siehe Punkt 3.2.).

3.2 Tatsächliche Kosten per Fahrtenbuch nachweisen

Bei der Möglichkeit, die Fahrtkosten nach einem individuellem Kilometersatz nachzuweisen, können alle Kosten, die dem Unterhalt des Fahrzeugs dienen, eingerechnet werden - darunter auch die Abschreibung, eventuelle Reparaturkosten, Kosten für Versicherung und Darlehenszinsen sowie eine etwaige Garagenmiete. Voraussetzung ist allerdings, dass die tatsächlichen Aufwendungen für die Fahrten nachgewiesen, also in einfachen Aufzeichnungen festgehalten und mit Quittungen belegt werden.

Experten empfehlen hierzu ein Fahrtenbuch, in dem sowieso auch die gefahrenen km festgehalten werden. Per Rechner lässt sich dann der fahrzeugindividuelle Kilometersatz ermitteln, und zwar mit Hilfe der Einzelnachweise aus einem Zeitraum von 12 Monaten. Der berechnete Satz kann auch in den Folgejahren - bis zu einer wesentlichen Änderung der Verhältnisse - angewendet werden.

3.3 Zusätzlich den Verpflegungsmehraufwand ansetzen

Neben der Kilometerpauschale lässt sich der sogenannte Verpflegungsmehraufwand Inland beziehungsweise Verpflegungsmehraufwand Ausland ansetzen, der sich nach der Länge der Dienstreise richtet.

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