Best Practice

(0)

Wie die Barmer ihr Travel Management organisiert

Vom „schwarzen Loch“ zum effektiven Travel Management: Die Krankenkasse setzt auf eine zentrale Bezahllösung.

von Oliver Graue, 05.02.2018, 07:39 Uhr
Neben der TK die größte Krankenkasse in Deutschland: die Barmer.
Foto: Barmer

Wenn Sascha Kaufmann, Travel Manager der Barmer, von der Vergangenheit spricht, benutzt er den Ausdruck vom „großen schwarzen Loch“. „Weder gab es ein effektives Reisekostencontrolling, noch war es möglich, die Kostenerstattungen automatisch auf den Steuerkarten der Mitarbeiter zu dokumentieren“, erinnert sich Kaufmann. „Und Rechnungen wurden nicht nur auf den unterschiedlichsten Wegen und auf mehr als 3000 Debitoren-Konten beglichen, sondern es mussten auch Vorschüsse, die wir bezahlt hatten, bei der Kostenerstattung aufwändig gegengerechnet werden.“

Seither allerdings hat die Barmer, neben der TK die größte deutsche Krankenversicherung, ihr Travel Management deutlich modernisiert. „Wir sind noch nicht in der Champions League“, so Kaumann, „aber den Einzug in die Regionalliga haben wir geschafft.“ Die Ergebnisse der Umstellung können sich sehen lassen: Eine einzige zentrale Buchhaltung ersetzt die einst 80 dezentralen Abteilungen, die Reiserichtlinien wurden von ehemals 70 auf 15 „gut verständliche“ Seiten verkürzt. Zudem befinden sich alle Daten mittlerweile automatisch auf den Steuerkarten, und zugleich sind die Ausgaben transparent wie nie zuvor. Und: Anstelle der mehr als 3000 Debitoren ist mittlerweile ein einziger getreten – nämlich der Herausgeber der Firmenkreditkarte, welche die Barmer seit einigen Jahren im Einsatz hat.

Barmer zahlt alles direkt

Das Modell, mit dem Kaufmann die Wende geschafft hat, lässt sich verkürzt mit den Begriffen „zentral“ und „virtuell“ beschreiben. Soll heißen: Praktisch sämtliche Reiseleistungen – Bahn, Hotel und Mietwagen – werden jeweils über fest definierte Portale gebucht und über dort hinterlegte Kreditkarten zentral bezahlt. Flüge, deren Zahl allerdings gering ist, reserviert nach wie vor die Reisestelle. „Das heißt, die Barmer begleicht alle Buchungskosten direkt, und unsere Reisenden brauchen weder in Vorleistung zu treten, noch sind Vorschüsse nötig“, erklärt Kaufmann. „Voraussetzung ist natürlich, dass sich die Mitarbeiter an die vorgeschriebenen Buchungswege halten.“

Dass sie dies tun, belegen die Zahlen: Die Quote der direkt bezahlten Reservierungen lag 2016 und 2017 bei allen Verkehrs- mitteln bei jeweils über 99%. Dass der Prozentsatz bei den Hotels in diesem Jahr etwas nach unten ging, liegt an der Strategie großer Ketten, mit den besten Angeboten nicht mehr in Fremdportale wie HRS oder Booking zu gehen, sondern diese nur noch auf der eigenen Website zu offerieren. Mitunter gilt dies auch für verhandelte Firmenraten.

Da alle Leistungen über die zentrale Kreditkarte bezahlt werden, ist diese auch der letzte verbliebene Debitor. Um die Reisenden an das neue System zu gewöhnen, das ihnen zugleich viel Papierkram mit Excel-Tabellen erspart, bietet Kaufmann Schulungen an und hat bis dato übliche Kostenübernahme-Erklärungen der Sekretariate abgeschafft. Denn diese erhalten die Häuser bei jeder Buchung über das Portal automatisch von dessen Betreiber.

Für die Beschäftigten ist besonders positiv: Auf die Erstattung ihrer sonstigen Kosten – etwa für Taxi oder Bewirtungen – sowie der Spesensätze warten sie nicht mehr wochenlang, sondern erhalten diese oft innerhalb von 24 Stunden. Wobei die Barmer als Körperschaft des öffentlichen Rechts nicht vorsteuerberechtigt ist und in diesem Punkt daher gewisse Geschwindigkeitsvorteile hat.

Verzicht auf Genehmigungen

Travel Manager Sascha Kaufmann.
Foto: Barmer

Kaufmann hat den Travel-Management-Prozess aber auch in anderer Hinsicht verschlankt. So sind inzwischen keine Reisegenehmigungen mehr nötig – bisher waren umständliche Prüfungen des Reiseantrags vorgesehen. „Diese erfolgen jetzt nachträglich durch die Freigabe der Reisekostenabrechnung“, sagt der Travel Manager, der in der Personalabteilung angesiedelt ist. „Das macht es für alle Seiten sehr viel einfacher.“ Dabei kommen Verstöße gegen die Richtlinie seinen Worten nach so gut wie nicht vor. Ganz im Gegenteil: „Die durchschnittlichen Hotelkosten liegen sogar unter dem erlaubten Limit.“

Die zentrale Kreditkarte ist übrigens zugleich auch virtuell: Für jeden Vorgang wird seine eigene und nur für diese Buchung gültige Nummer erzeugt. Auf diese Weise können Vielreisende ihre Unterkünfte auch eigenständig buchen, wenn sie unterwegs sind: Per Handy generieren sie selbst eine solche virtuelle Karte. Theoretisch denkbaren Betrug (die Abbuchungen erfolgen ja vom Firmenkonto) schließt Kaufmann dadurch aus, „dass Kollegen, deren Reisekostenabrechnung noch aussteht, automatische Erinnerungen erhalten“, sagt er. „Und passiert nach vier Wochen immer noch nichts, sprechen wir sie persönlich an.“ Vor der Auszahlung nimmt Barmer zudem einen Abgleich zwischen den täglichen Buchungssätzen im System SAP TM sowie den wöchentlichen Sätzen im Finanz-Pendant vor.

Die Einführung des neuen Buchungswegs war für die Barmer ein wirtschaftliches Muss, um die Verwaltungskosten zu reduzieren. Wie alle Krankenkassen steht sie unter enormem Kostendruck und wird in den kommenden Jahren weitere der derzeit 16.000 Stellen abbauen. Die Zahl ihrer Niederlassungen hat sie in den vorigen fünf Jahren bereits von 1000 auf 380 verkleinert. Um in dieser Zeit die Buchhaltung, die ebenfalls deutlich verkleinert wurde, nicht zusätzlich zu belasten, hat Kaufmann sein neues Travel-Konzept ohne Pilotphase eingeführt. Dabei stieg die Zahl der Dienstreisen deutlich: Tausende Mitarbeiter mussten für neue Aufgaben geschult werden.

Allerdings hat er in der Vorbereitung alle betroffenen Abteilungen mit an Bord genommen, samt Personalrat und Datenschutz. Zudem genießt er für seine Projekt die volle Rückendeckung des Vorstands: „Sonst wäre das gar nicht machbar.“

Am Ende ist Sascha Kaufmann mit seinen Vorhaben aber noch lange nicht. Derzeit testet er Online-Software (OBE), um die Buchung aller Reiseleistungen von einer einzigen Plattform zu ermöglichen. Deren Daten wiederum sollen im Sinne eines End-to-End-Prozesses automatisch in die Reisekosten-Software einfließen. Und von den Verkehrsmittelbetreibern wiederum wünscht er sich Tür-zu-Tür-Angebote: „Warum kann ich zum Beispiel im Bahnportal für die Anschlussfahrt nicht auch gleich ein Fahrrad mitbuchen?“, fragt er: „Bei unseren Mitarbeitern ist das Zweirad inzwischen sehr populär.“

Weitere Business Travel-Themen

 
© 2018 FVW Medien GmbH, Alle Rechte vorbehalten
Impressum AGB Datenschutz Kontakt Media