Travel Management bei Jungheinrich

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Der Prittstift hat ausgedient

Der Hamburger Logistikspezialist hat sein Travel Management digitalisiert: End-to-End ist ebenso Realität wie Door-to-Door.

von Oliver Graue, 16.05.2018, 10:25 Uhr
Der Horizontal-Kommissionierer fürs Regallager gilt als Arbeitstier.
Foto: Junheinrich AG

Bei der Digitalisierung war das Dienstreisesegment Pionier: Bevor Verbraucher ihre Urlaube im Internet buchten, gab es im Business Travel bereits die erste Online-Software. Inzwischen streben die Unternehmen weit mehr an: End-to-End und Door-to-Door lauten die Zauberworte – also die völlige Digitalisierung des Travel-Management-Prozesses von der Reisegenehmigung bis zur Abrechnung sowie die nahtlose Buchung der Reise vom Büro bis zum Zielort.

Zu denen, die ein solches Konzept bereits umgesetzt haben, gehört der Gabelstaplerhersteller und Logistikspezialist Jungheinrich. „Vor einigen Jahren war bei der Reisekostenabrechnung noch der Prittstift das wichtigste Werkzeug“, sagte Nils Neuenhüsges, Leiter des indirekten Einkaufs bei dem Hamburger Unternehmen, beim ITB-BusinessTravel-Forum in Berlin. „Inzwischen fotografieren die Mitarbeiter ihre Belege über eine App – und dies bereits von unterwegs.“

Belege per App eingescannt

Gut 3000 der insgesamt 16.000 Beschäftigten bei Jungheinrich sind regelmäßig für das Unternehmen unterwegs; die Reiseausgaben betragen rund 10 Mio. Euro pro Jahr. Vertriebsniederlassungen gibt es in 39 Ländern. „Früher waren die einzelnen Elemente im Travel Management nicht miteinander verzahnt“, berichtet Neuenhüsges. „Jede Software war unabhängig zu bedienen.“ Und: Fast bei jeder dritten Hauspost handelte es sich um eine Reisekostenabrechnung.

Inzwischen hat sich die Situation grundlegend geändert: Die eingescannten Kostenbelege fließen automatisch in die gebuchte Reise ein; eine erneute Eingabe der Daten ist nun nicht mehr nötig. Bereits beim Buchen braucht der Mitarbeiter lediglich Start und Ziel des geplanten Trips einzugeben. Das System – in diesem Fall KDS – sucht dann automatisch die optimalen Verkehrsmittel und zwar für die gesamte Reisekette, also von Tür zu Tür. Auch für die Ausgaben über die Firmenkreditkarte erfolgt eine automatische Synchronisierung.

Spart Zeit und Reisekosten

Vorteile bringt dies nach den Worten von Neuenhüsges für beide Seiten: Der Mitarbeiter braucht sich nach der Reise nicht mehr mit den vielen Papierbelegen herumzuschlagen. Und das Unternehmen spart Reisekosten – weil durch die virtuelle Verkehrsmittelwahl die Reiserichtlinien besser eingehalten werden. Eventuelle „Wunsch-Airlines“ des Mitarbeiters beispielsweise werden möglicherweise gar nicht mehr erst angezeigt, weil sie für die geplante Reise einfach nicht passen.

Doch Vorsicht: Einfach ist eine solche Umstellung, wie sie Jungheinrich vorgenommen hat, ganz und gar nicht. Auch das Hamburger Unternehmen musste Lehrgeld zahlen: Das Projekt dauerte am Ende doppelt so lange wie geplant. So erwies sich vor allem das Change Management als weitaus komplexer als zunächst angenommen. „Damit die Mitarbeiter das neue System akzeptieren, müssen sie seinen Mehrwert spüren“, sagt Neuenhüsges.

Und den gilt es auf vielfältige Weise zu verdeutlichen. Jungheinrich hat unter anderem ein spezielles Erklärvideo gedreht, Schulungen angeboten und bei den ersten Buchungen im neuen System geholfen. „Für den Reisenden bedeutet es zunächst gefühlt Mehrarbeit, wenn er die Beleg selbst scannen soll“, so der Einkäufer. „Dies sind Hürden, die sich nur mit gutem Change Management abbauen lassen.“

Genügend Personal einplanen

Travel Manager Nils Neuenhüsges
Foto: Christian Wyrwa

Ein weiteres A und O sind „großzügige personelle Ressourcen“, rät Neuenhüsges. Bei Jungheinrich beschäftigten sich insgesamt zehn Personen im Projektteam mit dem Thema: Neben den Travel-Management-Verantwortlichen waren dies Vertreter des Einkaufs, der Personal- und IT-Abteilung sowie Dienstleister. Der Gesamtprozess wurde in mehrere kleinere Projekte aufgeteilt, „und zunächst haben wir alles gründlich analysiert – von der Software über den Reisebüro-Partner bis zu den Dienstleistern“.

Auch den Betriebsrat holten die Planer mit ins Boot. Eingeführt wurde das digitale System unter dem Namen JU Travel dann vor etwa eineinhalb Jahren, nach entsprechenden Pilotphasen mit erweitertem Nutzerkreis.

Dass nach wie vor ein großer Teil der Reisekostenabrechnungen manuell nachgeprüft werden muss, liegt nicht an Fehlern im digitalen Prozess. Ursache sind vielmehr die Tücken des Steuerrechts sowie die menschlichen Fehler beim Erstellen der Rechnungen. „Auch digitale Rechnungen können natürlich falsch sein“, warnt Neuenhüsges. Und er fügt hinzu: „Das deutsche Steuerrecht ist durchaus herausfordernd.“ Wer seine Prozesse umstellen will, muss auf eine Menge achten.

Jungheinrich hat bereits die nächsten Ziele der Digitalisierung im Travel Management im Blick. Sowohl die Globalisierung der Methode steht an – „allerdings auf eine sehr länderspezifische Weise“ – als auch die automatische Errechnung der Spesensätze.

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