Globalisierung des Travel Management

(0)

Und jetzt bitte international!

Auch immer mehr Mittelständler führen ein weltweites Travel Management ein. Das bietet Chancen – ist aber nicht frei von Fallstricken. Wir sagen, worauf geachtet werden muss.

Seite 1 von 2
von Oliver Graue, 22.01.2018, 09:16 Uhr

Meike Mantle, oberste Geschäftsreiseeinkäuferin beim Logistik-Riesen Schenker, nennt es den „zweiten Schritt“. Nachdem der Konzern vor einigen Jahren ein nationales Travel Management etabliert hatte, lautete das Motto: „und jetzt global!“ Dass es damit verhältnismäßig schnell ging, ist wiederum dem Ergebnis des ersten Schrittes zu verdanken. „Durch das professionalisierte Travel Management in Deutschland konnten wir erstmals unsere tatsächlichen Reisekosten ermitteln“, erzählt Mantle. „Und die waren deutlich höher, als wir vermutet hatten. Daher stand das Thema nun auf einmal weit oben auf der Agenda.“

„Eine Menge Luft nach oben“

Um sich nicht zu verzetteln – Schenker ist in 73 Ländern tätig –, nahm der Konzern seine neun wichtigsten Standorte in den Fokus. Zunächst sollten in diesen Staaten die Reisekosten eruiert und mithilfe von Benchmarks mit denen anderer Konzerne verglichen werden. „Das Ergebnis war klar“, erinnert sich die Managerin: „Für uns war noch eine Menge Luft nach oben.“ Deutlich wurde aber auch, dass sich signifikante Einsparungen nur durch ein globales Travel Management verwirklichen lassen würden – mit international gültigen Reiserichtlinien, einheitlichen Buchungswegen und globalen Partnern.

In 23 Ländern startete die Bahn-Tochter die Globalisierung; inzwischen dehnt sie diese auf 70 Staaten aus. Schon bald soll das internationale Konzept weltweit eingeführt sein. Und um einen zweistelligen Prozentbetrag sollen die Reisekosten dann niedriger sein als bislang. Für Meike Mantle steht dabei fest: Bevor sie ihren Fokus auf die Prozesse und damit auf einen global gebündelten und gesteuerten Einkauf richtet, „geht es darum, das Buchungsverhalten der Reisenden zu ändern“. Und dafür wiederum setzt sie auf eine globale Reiserichtlinie: Sie legt fest, welche Flugklassen gebucht werden müssen und wie lang die Vorausbuchungsfrist sein muss.

Tatsache ist: Die meisten Konzerne haben ihr Travel Management bereits globalisiert. Nun steht die zweite Welle an – dominiert vom Mittelstand. „Fast jede Ausschreibung enthält heute internationale Aspekte“, sagt Andi-Julian Leta, Geschäftsführer der Lufthansa City Center. Auch wenn das oft nur „vorbeugend“ ist: Ohne weltweite Lösungen kommt kein Geschäftsreisebüro mehr aus.

Warum globalisieren?

Dennoch: Wer globalisiert, sollte sorgfältig und wohlüberlegt vorgehen. „Zunächst muss man sich klarmachen, warum man diesen Schritt überhaupt geht“, sagt die Travel-Management-Beraterin Liane Feisel. Sollen Synergien geschaffen werden durch Lieferantenbündelung? Beabsichtigt man die weltweite Zusammenführung der Daten und somit ein transparentes Reporting? Oder geht es um eine einheitliche Reise- und Servicequalität sowie um Fragen der Nachhaltigkeit, Effizienz und Reisesicherheit?

Globalisieren lässt sich vieles – doch nicht alles ergibt für jedes Unternehmen Sinn. Die Richtlinie kann ebenso international sein wie das Genehmigungs-, Buchungs- und Abrechnungsverfahren; die Verträge mit den Leistungsträgern können es genauso sein wie die eingesetzte Software.

Das Fundament jeder Globalisierung bilden in jedem Fall konsolidierte Daten. Diese sind für mögliche internationale Verhandlungen mit Leistungsträgern ebenso unverzichtbar wie für ein transparentes Reporting. Dazu gehören unter anderem: Reisekosten und Anzahl der Reisenden je Standort und Kostenart, Umsatz und Anzahl der Transaktionen nach Lieferant, Marktanteil der Lieferanten und bereiste Ziele.

Geduld und viele Gespräche nötig

Berater wie Feisel und Andrea Zimmermann (btm4u) nehmen in den einzelnen Ländern zunächst strukturierte Abfragen vor. „Damit ermitteln wir Reisekosten, die Buchungsprozesse und Partnerschaften“, erklärt Zimmermann, die einen solchen Prozess beispielsweise beim Reinigungsgerätespezialisten Kärcher unterstützt hat.

Die Auswertung ist nicht immer einfach. „Teilweise mussten wir genau hinschauen, um zu erkennen, auf welchen Konten Reisekosten verbucht wurden“, sagt Peter Hettich, der bei Kärcher das Event-, Travel- und Visitor-Management leitet. Um die Daten zu erhalten, reicht die Arbeit vom Schreibtisch aus aber nicht immer: Travel Manager müssen reisen, und dies mitunter intensiv. Denn die wenigsten Ländergesellschaften haben auf Anhieb Zahlen parat, und neue Wege lassen sie sich auch nicht so einfach diktieren. Nötig sind Geduld, Überzeugungskraft und viele Gespräche.

Um zu erkennen, wen man überzeugen muss und wen man als guten Partner gewinnen kann, empfiehlt Zimmermann zudem, Zusammenhänge zu „visualisieren“: In einem Diagramm lassen sich alle Betroffenen – vom Reisenden über die Abteilungen bis zum Management – je nach Eigeninteresse und möglicher Unterstützung einordnen.

Nächste Seite: Reiserichtlinie als Schirm

Dossier: Stahlbranche

Dossier Stahlbranche (Teil 1)
(0)

Industrie im Umbruch

Chinesische Billig-Importe machen heimischen Stahlherstellern zu schaffen. Doch nach einigen dramatischen Jahren zeigen EU-Anti-Dumping-Initiativen nun erste positive Konsequenzen. mehr

Dossier Stahlbranche (Teil 2)
(0)

Deutsches Cowboy-Land in Texas

New York, Florida und Kalifornien gehören zu den beliebtesten US-Zielen deutscher Besucher. Ebenso faszinierend ist jedoch Texas, allein schon wegen seiner deutschen Vergangenheit. Eine spannende Region auch für MICE. mehr

 

Weitere Business Travel-Themen

 
© 2018 FVW Medien GmbH, Alle Rechte vorbehalten
Impressum AGB Datenschutz Kontakt Media