Übersicht über Auslandsspesen

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Das sind die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand 2019

Das Finanzministerium hat für 2019 veränderte Sätze für den Verpflegungsmehraufwand bei Geschäftsreisen ins Ausland vorgenommen. Bei insgesamt 33 Ländern gibt es Erhöhungen oder Reduzierungen. In Europa sind Österreich, Polen, Spanien, Luxemburg und Griechenland betroffen.

von Oliver Graue, 16.11.2018, 11:11 Uhr
Die Spesensätze für Auslandsreisen unterscheiden sich gewaltig: von 18 Euro (Bosnien) bis 80 Euro (Norwegen).
Foto: Pixabay/Jarmoluk

Grundsätzlich gilt: Für Geschäftsreisen ins Ausland ist abhängig vom bereisten Land eine andere Verpflegungspauschale anzusetzen als bei Dienstfahrten im Inland. Während hierzulande je nach Reisedauer zwölf Euro (ab acht Stunden sowie für den An- und Abreisetag unabhängig von dessen Dauer) oder 24 Euro (bei Ganztagesreisen) geltend gemacht werden können, greifen im Ausland zum Teil deutlich höhere Sätze.

Das Bundesfinanzministerium passt die Pauschbeträge für Auslandsfahrten jedes Jahr an. Für 2019 gelten dabei in 33 Ländern neue Spesensätze. Für eine Reihe von Staaten oder Städten wurde ausschließlich der Pauschbetrag für Übernachtungen modifiziert. Wobei sich die Erhöhungen oder Reduzierungen in manchen Fällen jedoch nicht auf das gesamte Land, sondern auf einzelne Großstädte und Regionen beziehen.

Veränderte Spesen für 33 Länder

Die Tabelle des Bundesministeriums der Finanzen umfasst insgesamt 180 Länder. Diese sind in der Liste mit den künftigen Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungen bei geschäftlich veranlassten Auslandsreisen dargestellt. Bei der Mehrheit der neubewerteten Länder setzt der Fiskus für 2019 den absetzbaren Verpflegungsmehraufwand herauf. Doch bei einigen Zielen müssen Geschäftsreisende in Zukunft auch niedrigere Pauschbeträge für Verpflegung und Übernachtung geltend machen.

Für 2018 gelten geänderte Spesen für Verpflegungsmehraufwendungen für diese Länder und Landesteile: Barbados, Dominica, Eritrea, Ghana, Grenada, Griechenland (nur Übernachtung), Guyana, Indien (auch für die Städte Chennai, Kalkutta, Mumbai, Neu Delhi sowie für das übrige Land), Kambodscha, Kasachstan, Libanon, Libyen, Luxemburg (nur Übernachtung), die Marshall Inseln, Mikronesien, Mosambik, Österreich, Palau, Philippinen, Polen (auch für die einzelnen Städte Breslau, Danzig, Krakau, Warschau und das übrige Land), Sierra Leone, Simbabwe, Singapur, Spanien (getrennt auch für die Landesteile Barcelona, Kanarische Inseln, Madrid, Mallorca sowie für das restliche Land), St. Kitts und Nevis, St. Vincent und die Grenadinen, Suriname, Tadschikistan, Thailand, Trinidad und Tobago, Venezuela und Vietnam. Anders als noch 2017 tauchen diesmal aber keine neuen Städte, für die spezielle Sätze gelten, in der Liste auf.

Verpflegungspauschale für karibische Staaten harmonisiert

Zu den Ländern, in denen künftig zum Teil deutlich höhere Reisekosten abgerechnet werden können, zählt unter anderem Libyen. Dort hat das Ministerium die Spesensätze kräftig angehoben. So liegt der Tagessatz für Libyen vom 1. Januar 2019 an bei 63 Euro, bislang können hier 45 Euro veranschlagt werden. Für den An- und Abreisetag sowie bei einem Aufenthalt ab acht Stunden wurde die Verpflegungspauschale von 30 auf 42 Euro erhöht.

Angepasst wurden die Spesensätze für einige karibische Staaten. So gelten für die Staaten Antigua und Barbuda, Dominica, Grenada, Guyana, St. Kitts und Nevis, St. Lucia, St. Vincent und die Grenadinen sowie Suriname nunmehr die für Trinidad und Tobago festgesetzten Beiträge. Dabei handelt es sich um die Sätze 45 Euro (Pauschale für volle Kalendertage), 30 Euro (Pauschale für An- und Abreisetage) sowie 177 Euro (Pauschale für Übernachtungen). Im Endeffekt bedeutet diese Harmonisierung, dass für einige Staaten der Karibik die Sätze gefallen sind und für andere gestiegen. Etwas günstiger geworden ist Barbados mit 52 Euro, 35 Euro und 165 Euro.

Tagessätze für indische Städte verändern sich

Auch für Indien gilt, dass sich die Tagessätze je nach Landesteil oder Stadt im Vergleich zu 2018 entweder nach unten oder nach oben entwickelt haben. Der mit 50 Euro höchste Satz (voller Kalendertag) kann für Mumbai (Bombay) geltend gemacht werden, der mit 32 Euro niedrigste Satz für Chennai. Für das übrige Land gilt ebenfalls eine Pauschale von 32 Euro. Getrennt ausgewiesen werden noch Kalkutta (35 Euro) und Neu Delhi (38 Euro).

Höhere Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand hat das Ministerium zudem für die afrikanischen Staaten Eritrea, Libyen, Mosambik und Sierra Leone beschlossen. In Sierra Leone stieg vor allem der Satz für Übernachtungen: Er hat sich von 82 Euro auf 161 Euro so gut wie verdoppelt. Für Ghana gilt mit 148 Euro (statt zuvor 174 Euro) eine heruntergesetzter Übernachtungspauschale.

In Südamerika können Geschäftsreisende deutlich höhere Pauschalen für Venezuela geltend machen. 2019 fallen hier 69 Euro (statt 47 Euro) für den vollen Kalendertag an. Für die An- und Abreise sind es 46 Euro (statt 32 Euro), und als Übernachtungspauschale gilt künftig 127 Euro (statt 120 Euro). Auf dem lateinamerikanischen Kontinent gibt es überdies Veränderungen für Guatemala (teurer).

Noch höhere Pauschale für Übernachtungen in Singapur

In Asien verzeichnen manche der zentralasiatischen Staaten geänderte Verpflegungssätze. Dazu gehören Kasachstan (erhöhte Beträge) und Tadschikistan (deutlich teurer bei Übernachtungen). Leicht erhöht wurde der volle Kalendertag für Vietnam. Und der Stadtstaat Singapur verzeichnet mit 197 Euro nun einen der höchsten Sätze für Übernachtungen.

Am wichtigsten für Dienstreisende dürften die für einige europäische Staaten beschlossenen Änderungen der Spesen sein. Wer beispielsweise für Griechenland eine Übernachtungspauschale geltend macht, kann statt wie bisher 89 Euro in Zukunft mit 135 Euro einen deutlich höheren Betrag geltend machen.

Andere Sätze für Österreich, Polen und Spanien

Für unser direktes Nachbarland Österreich steigen die Sätze leicht an: von 36 Euro auf 40 Euro für den vollen Kalendertag, von 24 auf 27 Euro für die Tage der An- und Abreise sowie von 104 Euro auf 108 Euro für Übernachtungen. Für Polen haben sich vereinzelte Summen geändert. So stieg in Breslau der Übernachtungssatz von 92 Euro auf 117 Euro an. Danzig und Warschau wurden leicht teurer, Krakau dafür günstiger. Fürs übrige Polen beträgt die Pauschale für Übernachtungen nun 60 Euro statt wie bisher 50 Euro.

Veränderungen gibt es auch bei Spanien. Deutlich mehr Geld erhalten 2019 Geschäftsreisende, die es auf die Kanarischen Inseln zieht. Erhöhte Beträge gelten auch für Barcelona, Mallorca und das übrige Spanien. Leicht fielen sie hingegen für Madrid.

Großbritannien, USA und Russland bleiben gleich

Keine Veränderungen gibt es im kommenden Jahr unter anderem bei den Pauschbeträgen für Geschäftsreisen nach Großbritannien, den USA und Russland. Noch 2017 waren die Sätze für die USA teilweise stark heraufgesetzt worden wegen der gestiegenen Verbraucherpreise in Amerika, des schwächeren Euros und des stärkeren US-Dollars.

Nach wie vor jedoch unterteilt das Bundesfinanzministerium die Pauschalen für die USA in die Städte Atlanta, Boston, Chicago, Houston, Los Angeles, Miami, New York City, San Francisco und Washington D.C. Für alle übrigen Teile des Landes gilt ein Satz von 51 Euro (ab 24 Stunden) und 34 Euro (Anreisetag, Abreisetag und Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden). Der höchste Betrag gilt für Miami mit 64 und 43 Euro.

Was bei den Pauschalen zu beachten ist

Welche Sätze jeweils angewendet werden, ergibt sich nach den folgenden Regeln:

Handelt es sich um reine An- oder Rückreisen ohne Tätigwerden gilt bestimmt sich der Pauschbetrag jeweils nach dem Ort, den der Geschäftsreisende vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat.

Wurde der Dienstreisende hingegen tätig, wird bei An- und Abreise in der Spesenabrechnung der Betrag des jeweils letzten Tätigkeitsortes eingesetzt.

Für ganze Tätigkeitstage, die nicht auf einen Anreise- oder Abreisetag fallen und die der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht, sind die in der Tabelle genannten Summen dieses Ortes maßgebend.

Kommt ein Reisender von einer mehrtägigen Auslandsreise zurück und begibt sich am selben Tag zu einer weiteren eintägigen oder mehrtägigen Auswärtstätigkeit, so ist für diesen Tag die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen.

Beispiel für die Reisekostenabrechnung

Beispiel: Der Bäckermeister Karl V. kehrt am Dienstag von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit in Straßburg (Frankreich) zu seiner Wohnung in Baden-Baden zurück. Nachdem er Unterlagen sowie ihre Kleidung ausgepackt hat, packt er gleich wieder neue Utensilien ein. Denn er reist am selben Tag weiter zu einer ebenfalls mehrtätigen Auswärtstätigkeit nach Kopenhagen. Die dänische Hauptstadt erreicht er um 23.45 Uhr. Sämtliche Übernachtungen – jeweils mit Frühstück – hat sein Arbeitgeber im Voraus gebucht und bezahlt.

Wie rechnet Karl V. seine Reisekosten für den An- und Abreisetag ab?

Für Dienstag als Rückreisetag aus Straßburg, der zugleich Anreisetag nach Kopenhagen ist, kann Karl V. den Pauschbetrag von 39 Euro ansetzen. Denn es gilt der höhere Verpflegungsmehraufwand für Dänemark (Straßburg hat nur 34 Euro). Da V. in Straßburg noch in seinem Hotel gefrühstückt hat, muss er den Betrag um 20 Prozent der für Dänemark gültigen Verpflegungspauschale für einen vollen Kalendertag kürzen, also um 11,60 Euro (20 Prozent von 58 Euro). Damit kann er für den An- und Abreisetag, also den Dienstag, insgesamt 27,40 Euro geltend machen: 39 Euro minus 11,60 Euro.

Reisekostenabrechnung und Steuererklärung

Für alle Länder, die nicht in der Spesentabelle des Bundesfinanzministeriums genannt sind, gilt der für Luxemburg maßgebliche Pauschbetrag. Für Überseegebiete und Kolonien wird die Summe eingesetzt, die für das Mutterland angegeben ist.

Grundsätzlich ist zu beachten: Arbeitnehmer machen die Verpflegungsmehraufwendungen in aller Regel in ihrer Reisekostenabrechnung geltend und erhalten sie vom Arbeitgeber erstattet. Ist dies nicht möglich, können sie die Reisekosten über ihre Steuererklärung abrechnen. Beides geht natürlich nicht. Wer Übernachtungskosten in seiner Steuererklärung eintragen will, benötigt allerdings anders als bei den Verpflegungspauschalen konkrete Einzelnachweise.

Bosnien am günstigsten, Norwegen am teuersten

Zum Schluss noch ein weiterer Hinweis: Unternehmen, die Spesen sparen wollen, sollten ihre Mitarbeiter nach Bosnien-Herzegowina schicken. Hier sind die Pauschbeträge weltweit am niedrigsten: Reisende dürfen lediglich 18 Euro für den vollen Tag und 12 Euro für die Abwesenheit ab 8 Stunden ansetzen. Direkt an zweiter Stelle folgen Serbien und Weißrussland mit jeweils 20 und 13 Euro.

Aus kostentechnischer Sicht meiden sollte man hingegen Norwegen: Es hat den Aufstieg zum teuersten Land der Welt geschafft: In Norwegen dürfen Arbeitnehmer für den vollen Tag 80 Euro und für die Abwesenheit ab 8 Stunden 53 Euro geltend machen.

Übernachtungen sind am teuersten in San Francisco mit 314 Euro, gefolgt von Dschibuti mit 305 Euro und New York mit 282 Euro.

Das sind die neuen Pauschbeträge für das Jahr 2019:

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