Spesen fürs Ausland

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Neue Verpflegungspauschalen für 2018

Für Geschäftsreisen ins Ausland gelten teilweise erneut veränderte Sätze für den Verpflegungsmehraufwand. Bei den insgesamt 180 Staaten hat das Ministerium für Finanzen bei 33 Ländern Erhöhungen oder Reduzierungen vorgenommen.

von Oliver Graue, Martin Jürs, 12.11.2017, 22:00 Uhr
Ein Restaurantbesuch im Ausland ist oft deutlich teurer als in Deutschland. Das Bundesfinanzministerium hat die Spesentabelle für 2018 angeglichen.
Foto: Gettyimages

Für Geschäftsreisen ins Ausland gilt abhängig vom jeweiligen Land eine andere Verpflegungspauschale als bei Dienstfahrten im Inland. Während hierzulande je nach Reisedauer zwölf Euro (ab acht Stunden sowie für den An- und Abreisetag unabhängig von dessen Dauer) oder 24 Euro (bei Ganztagesreisen) angesetzt werden können, greifen im Ausland zum Teil deutlich höhere Sätze.

Das Bundesfinanzministerium passt die Pauschbeträge für Auslandsfahrten jedes Jahr an. Für 2018 gelten dabei in 33 Ländern neue Spesensätze. Auch der Pauschbetrag für Übernachtungen wurde für einige Länder und Landesteile geändert. Wobei sich die Erhöhungen oder Reduzierungen in manchen Fällen jedoch nicht auf das gesamte Land, sondern auf einzelne Großstädte und Regionen beziehen. 2017 hatte es allerdings noch wesentlich mehr Veränderungen gegeben.

Insgesamt 180 Länder umfasst die Liste des Bundesfinanzministeriums mit den künftigen Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungen bei geschäftlich veranlassten Auslandsreisen. Bei der Mehrheit der neubewerteten Länder setzt der Fiskus für 2018 den absetzbaren Verpflegungsmehraufwand herauf. Doch bei einigen Zielen müssen Geschäftsreisende in Zukunft auch niedrigere Pauschbeträge für Verpflegung und Übernachtung geltend machen.

Für 2018 gelten geänderte Spesen für Verpflegungsmehraufwendungen für diese Länder und Landesteile: Ägypten, Australien (auch für Canberra und Sydney), Belgien, Brasilien (auch für Brasilia, Rio de Janeiro und Sao Paulo), Chile, Dänemark, die Dominikanische Republik, Dschibuti, Finnland, Frankreich (auch für Marseille, Paris, die Departements 92, 93 und 94 sowie Straßburg), Georgien, Guinea, Haiti, den Iran, Japan (nur Tokio), Kanada (auch für Ottawa, Toronto und Vancouver), Kuba, Laos, Luxemburg, Madagaskar, Malediven, Mauritius, Mazedonien, Mongolei, Neuseeland, Niger, Norwegen, Paraguay, Portugal, Sri Lanka, Tonga, Tschad, Tunesien, Venezuela und Weißrussland. Anders als noch 2017 tauchen diesmal aber keine neuen Städte, für die spezielle Sätze gelten, in der Liste auf.

Höhere Verpflegungspauschale für Tokio und Kanada

Zu den Ländern, in denen künftig zum Teil deutlich höhere Reisekosten abgerechnet werden können, zählt unter anderem Japan. Dort hat das Ministerium die Spesensätze für die Hauptstadt Tokio kräftig angehoben. So liegt der Tagessatz für Tokio vom 1. Januar 2018 an bei 66 Euro, bislang können hier 53 Euro veranschlagt werden. Für den An- und Abreisetag sowie bei einem Aufenthalt ab acht Stunden wurde die Verpflegungspauschale von 36 auf 44 Euro erhöht. Für die restlichen Teile Japans bleiben die Spesen unverändert.

In Kanada hingegen steigen die Tagessätze in fast allen Landesteilen. Für die Hauptstadt Ottawa beträgt der Spesensatz ab 24 Stunden Abwesenheit in Zukunft 47 Euro (bislang 35 Euro), in Vancouver gibt es 50 Euro (bisher 48 Euro). In Toronto dagegen sinkt der Tagessatz von 52 auf 51 Euro. Im übrigen Kanada wiederum erhöht sich die Verpflegungspauschale von 44 auf 47 Euro pro vollem Reisetag.

Leicht höhere Beträge erhalten 2018 beispielsweise auch solche Dienstreisende, die in Ägypten unterwegs sind: 41 und 28 und 125 Euro. In Belgien gibt es einen einzigen Euro mehr für 24-Stunden-Abwesenheiten (42 statt 41 Euro), in Brasilien hingegen ist die Entwicklung je nach Landesteil unterschiedlich. Für die Hauptstadt Brasilia (57/38 Euro) und Rio de Janeiro (57/38 Euro) wurden die Pauschalen heraufgesetzt, während sie für das übrige Land sinken – auf 51 und 34 Euro. Die Übernachtungssätze sinken überall deutlich – bis auf Rio de Janairo.

Höhe Sätze können Dienstreisenden zudem zum Beispiel für Chile, die Dominikanische Republik, Dschibuti, Georgien, Haiti, Iran, Malediven, Mauritius, Mazedonien, Neuseeland, Paraguay, Sri Lanka, Tonga, Tschad und Tunesien. Teilweise sind die Lebenshaltungskosten in diesen Staaten in den vorigen Monaten deutlich gestiegen.

Niedrigere Beträge für Dänemark, Frankreich, Kuba und Mongolei

Wegen der gesunkenen Preise im Land können Geschäftsreisende, die auf Kuba, in Madagaskar, in der Mongolei oder in Weißrussland untwegs sind, hingegen nur noch geringere Verpflegungsmehraufwendungen in der Reisekostenabrechnung beziehungsweise in ihrer Steuererklärung ansetzen.

Weniger Geld gibt es künftig auch in Dänemark: Dort sinkt die Verpflegungspauschale 2018 von derzeit 60 auf 58 Euro (ab 24 Stunden). Bei Aufenthalten ab acht und und bis 24 Stunden sowie den An- und Abreisetagen liegt der Spesenatz von 2018 an bei 39 statt wie bisher bei 40 Euro.

Damit steht das Land in krassem Gegensatz zu zwei seiner nordischen Nachbarn, bei denen das Leben erneut teurer geworden ist, also auch Geschäftsreisende mehr ausgeben müssen: Norwegen und Finnland. So gelten in Norwegen künftig Sätze von 80 und 53 Euro (statt zuvor 64 und 43 Euro), und in Finnland sind dies 50 und 33 Euro - anstelle der bis dato geltenden 39 und 26 Euro.

In Frankreich wiederum – Deutschlands wichtigstem Handelspartner in der EU – sinken die Sätze von 51 auf 46 Euro (ab 24 Stunden) sowie von 34 auf 31 Euro (ab acht Stunden). Für Straßburg dagegen wurden sie von Finanzministerium erhöht: Dort beträgt der Spesensatz 2018 für Ganztagesaufenthalte 51 Euro (zuvor 48 Euro) beziehungsweise bei 34 statt 32 Euro am An- und Abreisetag sowie bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als acht Stunden.

Großbritannien, USA und Russland bleiben gleich

Keine Veränderungen gibt es im kommenden Jahr unter anderem bei den Pauschbeträgen für Geschäftsreisen nach Großbritannien, den USA und Russland. Noch 2017 waren die Sätze für die USA teilweise stark heraufgesetzt worden wegen der gestiegenen Verbraucherpreise in Amerika, des schwächeren Euros und des stärkeren US-Dollars. Nach wie vor jedoch unterteilt das Bundesfinanzministerium die Pauschalen für die USA in die Städte Atlanta, Boston, Chicago, Houston, Los Angeles, Miami, New York City, San Francisco und Washington D.C. Für alle übrigen Teile des Landes gilt ein Satz von 51 Euro (ab 24 Stunden) und 34 Euro (Anreisetag, Abreisetag und Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden). Der höchste Betrag gilt für Miami mit 64 und 43 Euro.

Was bei den Pauschalen zu beachten ist

Welche Sätze jeweils angewendet werden, ergibt sich nach den folgenden Regeln:

Handelt es sich um reine An- oder Rückreisen ohne Tätigwerden gilt bestimmt sich der Pauschbetrag jeweils nach dem Ort, den der Geschäftsreisende vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat.

Wurde der Dienstreisende hingegen tätig, wird bei An- und Abreise in der Spesenabrechnung der Betrag des jeweils letzten Tätigkeitsortes eingesetzt.

Für ganze Tätigkeitstage, die nicht auf einen Anreise- oder Abreisetag fallen und die der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht, sind die in der Tabelle genannten Summen dieses Ortes maßgebend.

Kommt ein Reisender von einer mehrtägigen Auslandsreise zurück und begibt sich am selben Tag zu einer weiteren eintägigen oder mehrtägigen Auswärtstätigkeit, so ist für diesen Tag die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen.

Beispiel für die Reisekostenabrechnung

Beispiel: Der Bäckermeister Karl V. kehrt am Dienstag von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit in Straßburg (Frankreich) zu seiner Wohnung in Baden-Baden zurück. Nachdem er Unterlagen sowie ihre Kleidung ausgepackt hat, packt er gleich wieder neue Utensilien ein. Denn er reist am selben Tag weiter zu einer ebenfalls mehrtätigen Auswärtstätigkeit nach Kopenhagen. Die dänische Hauptstadt erreicht er um 23.45 Uhr. Sämtliche Übernachtungen – jeweils mit Frühstück – hat sein Arbeitgeber im Voraus gebucht und bezahlt.

Wie rechnet Karl V. seine Reisekosten für den An- und Abreisetag ab?

Für Dienstag als Rückreisetag aus Straßburg, der zugleich Anreisetag nach Kopenhagen ist, kann Karl V. den Pauschbetrag von 39 Euro ansetzen. Denn es gilt der höhere Verpflegungsmehraufwand für Dänemark (Straßburg hat nur 34 Euro). Da V. in Straßburg noch in seinem Hotel gefrühstückt hat, muss er den Betrag um 20 Prozent der für Dänemark gültigen Verpflegungspauschale für einen vollen Kalendertag kürzen, also um 11,60 Euro (20 Prozent von 58 Euro). Damit kann er für den An- und Abreisetag, also den Dienstag, insgesamt 27,40 Euro geltend machen: 39 Euro minus 11,60 Euro.

Reisekostenabrechnung und Steuererklärung

Für alle Länder, die nicht in der Spesentabelle des Bundesfinanzministeriums genannt sind, gilt der für Luxemburg maßgebliche Pauschbetrag. Für Überseegebiete und Kolonien wird die Summe eingesetzt, die für das Mutterland angegeben ist.

Grundsätzlich ist zu beachten: Arbeitnehmer machen die Verpflegungsmehraufwendungen in aller Regel in ihrer Reisekostenabrechnung geltend und erhalten sie vom Arbeitgeber erstattet. Ist dies nicht möglich, können sie die Reisekosten über ihre Steuererklärung abrechnen. Beides geht natürlich nicht. Wer Übernachtungskosten in seiner Steuererklärung eintragen will, benötigt allerdings anders als bei den Verpflegungspauschalen konkrete Einzelnachweise.

Bosnien am günstigsten, Norwegen am teuersten

Zum Schluss noch ein weiterer Hinweis: Unternehmen, die Spesen sparen wollen, sollten ihre Mitarbeiter nach Bosnien-Herzegowina schicken. Hier sind die Pauschbeträge weltweit am niedrigsten: Reisende dürfen lediglich 18 Euro für den vollen Tag und 12 Euro für die Abwesenheit ab 8 Stunden ansetzen. Direkt an zweiter Stelle folgt das Nachbarland Serbien mit 20 und 13 Euro.

Aus kostentechnischer Sicht meiden sollte man hingegen Norwegen: Es hat den Aufstieg zum teuersten Land der Welt geschafft und die „Vorjahressieger“ Angola und Hongkong klar überrundet. In Norwegen dürfen Arbeitnehmer für den vollen Tag 80 Euro und für die Abwesenheit ab 8 Stunden 53 Euro.

Übernachtungen sind am teuersten in San Francisco mit 314 Euro, gefolgt von Dschibuti mit 305 Euro und New York mit 282 Euro.

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