Spesen fürs Ausland

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Neue Verpflegungspauschalen für 2018

Für Geschäftsreisen ins Ausland gelten teilweise erneut veränderte Sätze für den Verpflegungsmehraufwand. Bei den insgesamt 180 Staaten hat das Ministerium für Finanzen bei 33 Ländern Erhöhungen oder Reduzierungen vorgenommen.

von Oliver Graue, Martin Jürs, 12.11.2017, 22:00 Uhr
Ein Restaurantbesuch im Ausland ist oft deutlich teurer als in Deutschland. Das Bundesfinanzministerium hat die Spesentabelle für 2018 angeglichen.
Foto: Gettyimages

Für Geschäftsreisen ins Ausland gilt abhängig vom jeweiligen Land eine andere Verpflegungspauschale als bei Dienstfahrten im Inland. Während hierzulande je nach Reisedauer zwölf Euro (ab acht Stunden sowie für den An- und Abreisetag unabhängig von dessen Dauer) oder 24 Euro (bei Ganztagesreisen) angesetzt werden können, greifen im Ausland zum Teil deutlich höhere Sätze.

Das Bundesfinanzministerium passt die Pauschbeträge für Auslandsfahrten jedes Jahr an. Für 2018 gelten dabei in 33 Ländern neue Spesensätze. Auch der Pauschbetrag für Übernachtungen wurde für einige Länder und Landesteile geändert. Wobei sich die Erhöhungen oder Reduzierungen in manchen Fällen jedoch nicht auf das gesamte Land, sondern auf einzelne Großstädte und Regionen beziehen. 2017 hatte es allerdings noch wesentlich mehr Veränderungen gegeben.

Insgesamt 180 Länder umfasst die Liste des Bundesfinanzministeriums mit den künftigen Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungen bei geschäftlich veranlassten Auslandsreisen. Bei der Mehrheit der neubewerteten Länder setzt der Fiskus für 2018 den absetzbaren Verpflegungsmehraufwand herauf. Doch bei einigen Zielen müssen Geschäftsreisende in Zukunft auch niedrigere Pauschbeträge für Verpflegung und Übernachtung geltend machen.

Für 2018 gelten geänderte Spesen für Verpflegungsmehraufwendungen für diese Länder und Landesteile: Ägypten, Australien (auch für Canberra und Sydney), Belgien, Brasilien (auch für Brasilia, Rio de Janeiro und Sao Paulo), Chile, Dänemark, die Dominikanische Republik, Dschibuti, Finnland, Frankreich (auch für Marseille, Paris, die Departements 92, 93 und 94 sowie Straßburg), Georgien, Guinea, Haiti, den Iran, Japan (nur Tokio), Kanada (auch für Ottawa, Toronto und Vancouver), Kuba, Laos, Luxemburg, Madagaskar, Malediven, Mauritius, Mazedonien, Mongolei, Neuseeland, Niger, Norwegen, Paraguay, Portugal, Sri Lanka, Tonga, Tschad, Tunesien, Venezuela und Weißrussland. Anders als noch 2017 tauchen diesmal aber keine neuen Städte, für die spezielle Sätze gelten, in der Liste auf.

Höhere Verpflegungspauschale für Tokio und Kanada

Zu den Ländern, in denen künftig zum Teil deutlich höhere Reisekosten abgerechnet werden können, zählt unter anderem Japan. Dort hat das Ministerium die Spesensätze für die Hauptstadt Tokio kräftig angehoben. So liegt der Tagessatz für Tokio vom 1. Januar 2018 an bei 66 Euro, bislang können hier 53 Euro veranschlagt werden. Für den An- und Abreisetag sowie bei einem Aufenthalt ab acht Stunden wurde die Verpflegungspauschale von 36 auf 44 Euro erhöht. Für die restlichen Teile Japans bleiben die Spesen unverändert.

In Kanada hingegen steigen die Tagessätze in fast allen Landesteilen. Für die Hauptstadt Ottawa beträgt der Spesensatz ab 24 Stunden Abwesenheit in Zukunft 47 Euro (bislang 35 Euro), in Vancouver gibt es 50 Euro (bisher 48 Euro). In Toronto dagegen sinkt der Tagessatz von 52 auf 51 Euro. Im übrigen Kanada wiederum erhöht sich die Verpflegungspauschale von 44 auf 47 Euro pro vollem Reisetag.

Leicht höhere Beträge erhalten 2018 beispielsweise auch solche Dienstreisende, die in Ägypten unterwegs sind: 41 und 28 und 125 Euro. In Belgien gibt es einen einzigen Euro mehr für 24-Stunden-Abwesenheiten (42 statt 41 Euro), in Brasilien hingegen ist die Entwicklung je nach Landesteil unterschiedlich. Für die Hauptstadt Brasilia (57/38 Euro) und Rio de Janeiro (57/38 Euro) wurden die Pauschalen heraufgesetzt, während sie für das übrige Land sinken – auf 51 und 34 Euro. Die Übernachtungssätze sinken überall deutlich – bis auf Rio de Janairo.

Höhe Sätze können Dienstreisenden zudem zum Beispiel für Chile, die Dominikanische Republik, Dschibuti, Georgien, Haiti, Iran, Malediven, Mauritius, Mazedonien, Neuseeland, Paraguay, Sri Lanka, Tonga, Tschad und Tunesien. Teilweise sind die Lebenshaltungskosten in diesen Staaten in den vorigen Monaten deutlich gestiegen.

Niedrigere Beträge für Dänemark, Frankreich, Kuba und Mongolei

Wegen der gesunkenen Preise im Land können Geschäftsreisende, die auf Kuba, in Madagaskar, in der Mongolei oder in Weißrussland untwegs sind, hingegen nur noch geringere Verpflegungsmehraufwendungen in der Reisekostenabrechnung beziehungsweise in ihrer Steuererklärung ansetzen.

Weniger Geld gibt es künftig auch in Dänemark: Dort sinkt die Verpflegungspauschale 2018 von derzeit 60 auf 58 Euro (ab 24 Stunden). Bei Aufenthalten ab acht und und bis 24 Stunden sowie den An- und Abreisetagen liegt der Spesenatz von 2018 an bei 39 statt wie bisher bei 40 Euro.

Damit steht das Land in krassem Gegensatz zu zwei seiner nordischen Nachbarn, bei denen das Leben erneut teurer geworden ist, also auch Geschäftsreisende mehr ausgeben müssen: Norwegen und Finnland. So gelten in Norwegen künftig Sätze von 80 und 53 Euro (statt zuvor 64 und 43 Euro), und in Finnland sind dies 50 und 33 Euro - anstelle der bis dato geltenden 39 und 26 Euro.

In Frankreich wiederum – Deutschlands wichtigstem Handelspartner in der EU – sinken die Sätze von 51 auf 46 Euro (ab 24 Stunden) sowie von 34 auf 31 Euro (ab acht Stunden). Für Straßburg dagegen wurden sie von Finanzministerium erhöht: Dort beträgt der Spesensatz 2018 für Ganztagesaufenthalte 51 Euro (zuvor 48 Euro) beziehungsweise bei 34 statt 32 Euro am An- und Abreisetag sowie bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als acht Stunden.

Großbritannien, USA und Russland bleiben gleich

Keine Veränderungen gibt es im kommenden Jahr unter anderem bei den Pauschbeträgen für Geschäftsreisen nach Großbritannien, den USA und Russland. Noch 2017 waren die Sätze für die USA teilweise stark heraufgesetzt worden wegen der gestiegenen Verbraucherpreise in Amerika, des schwächeren Euros und des stärkeren US-Dollars. Nach wie vor jedoch unterteilt das Bundesfinanzministerium die Pauschalen für die USA in die Städte Atlanta, Boston, Chicago, Houston, Los Angeles, Miami, New York City, San Francisco und Washington D.C. Für alle übrigen Teile des Landes gilt ein Satz von 51 Euro (ab 24 Stunden) und 34 Euro (Anreisetag, Abreisetag und Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden). Der höchste Betrag gilt für Miami mit 64 und 43 Euro.

Was bei den Pauschalen zu beachten ist

Welche Sätze jeweils angewendet werden, ergibt sich nach den folgenden Regeln:

Handelt es sich um reine An- oder Rückreisen ohne Tätigwerden gilt bestimmt sich der Pauschbetrag jeweils nach dem Ort, den der Geschäftsreisende vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat.

Wurde der Dienstreisende hingegen tätig, wird bei An- und Abreise in der Spesenabrechnung der Betrag des jeweils letzten Tätigkeitsortes eingesetzt.

Für ganze Tätigkeitstage, die nicht auf einen Anreise- oder Abreisetag fallen und die der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht, sind die in der Tabelle genannten Summen dieses Ortes maßgebend.

Kommt ein Reisender von einer mehrtägigen Auslandsreise zurück und begibt sich am selben Tag zu einer weiteren eintägigen oder mehrtägigen Auswärtstätigkeit, so ist für diesen Tag die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen.

Beispiel für die Reisekostenabrechnung

Beispiel: Der Bäckermeister Karl V. kehrt am Dienstag von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit in Straßburg (Frankreich) zu seiner Wohnung in Baden-Baden zurück. Nachdem er Unterlagen sowie ihre Kleidung ausgepackt hat, packt er gleich wieder neue Utensilien ein. Denn er reist am selben Tag weiter zu einer ebenfalls mehrtätigen Auswärtstätigkeit nach Kopenhagen. Die dänische Hauptstadt erreicht er um 23.45 Uhr. Sämtliche Übernachtungen – jeweils mit Frühstück – hat sein Arbeitgeber im Voraus gebucht und bezahlt.

Wie rechnet Karl V. seine Reisekosten für den An- und Abreisetag ab?

Für Dienstag als Rückreisetag aus Straßburg, der zugleich Anreisetag nach Kopenhagen ist, kann Karl V. den Pauschbetrag von 39 Euro ansetzen. Denn es gilt der höhere Verpflegungsmehraufwand für Dänemark (Straßburg hat nur 34 Euro). Da V. in Straßburg noch in seinem Hotel gefrühstückt hat, muss er den Betrag um 20 Prozent der für Dänemark gültigen Verpflegungspauschale für einen vollen Kalendertag kürzen, also um 11,60 Euro (20 Prozent von 58 Euro). Damit kann er für den An- und Abreisetag, also den Dienstag, insgesamt 27,40 Euro geltend machen: 39 Euro minus 11,60 Euro.

Reisekostenabrechnung und Steuererklärung

Für alle Länder, die nicht in der Spesentabelle des Bundesfinanzministeriums genannt sind, gilt der für Luxemburg maßgebliche Pauschbetrag. Für Überseegebiete und Kolonien wird die Summe eingesetzt, die für das Mutterland angegeben ist.

Grundsätzlich ist zu beachten: Arbeitnehmer machen die Verpflegungsmehraufwendungen in aller Regel in ihrer Reisekostenabrechnung geltend und erhalten sie vom Arbeitgeber erstattet. Ist dies nicht möglich, können sie die Reisekosten über ihre Steuererklärung abrechnen. Beides geht natürlich nicht. Wer Übernachtungskosten in seiner Steuererklärung eintragen will, benötigt allerdings anders als bei den Verpflegungspauschalen konkrete Einzelnachweise.

Bosnien am günstigsten, Norwegen am teuersten

Zum Schluss noch ein weiterer Hinweis: Unternehmen, die Spesen sparen wollen, sollten ihre Mitarbeiter nach Bosnien-Herzegowina schicken. Hier sind die Pauschbeträge weltweit am niedrigsten: Reisende dürfen lediglich 18 Euro für den vollen Tag und 12 Euro für die Abwesenheit ab 8 Stunden ansetzen. Direkt an zweiter Stelle folgt das Nachbarland Serbien mit 20 und 13 Euro.

Aus kostentechnischer Sicht meiden sollte man hingegen Norwegen: Es hat den Aufstieg zum teuersten Land der Welt geschafft und die „Vorjahressieger“ Angola und Hongkong klar überrundet. In Norwegen dürfen Arbeitnehmer für den vollen Tag 80 Euro und für die Abwesenheit ab 8 Stunden 53 Euro.

Übernachtungen sind am teuersten in San Francisco mit 314 Euro, gefolgt von Dschibuti mit 305 Euro und New York mit 282 Euro.

Landvolle 24h
abwesend (€)
für An- und
Abreisetag oder bei
mind. 8 h
Abwesenheit (€)
Übernachtungspauschale (€)
Afghanistan302095
Ägypten4128125
Äthiopien271886
Äquatorialguinea3624166
Albanien2920113
Algerien54
34
173
Andorra342345
Angola7752265
Antigua und Barbuda5336117
Argentinien3423144
Armenien231663
Aserbaidschan302072
Australien   
- Canberra5134158
- Sydney68
45184
- im Übrigen5134158
Bahrain4530180
Bangladesch3020111
Barbados5839179
Belgien4228135
Benin402093
Bolivien30
1670
Bosnien-Herzegowina181273
Botsuana4027102
Brasilien   
- Brasilia5738127
- Rio de Janeiro5738145
- Sao Paulo5336132
- im Übrigen513484
Brunei4832106
Bulgarien221590
Burkina Faso442984
Burundi473298
Chile4429187
China   
- Chengdu3524105
- Hongkong7449145
- Kanton4027113
- Peking4631142
- Shanghai5033128
- im Übrigen5033
78
Costa Rica4631
93
Côte d'Ivoire5134146
Dänemark58
39
143
Dominica402794
Dominikanische Republik4530
147
Dschibuti65
44
305
Ecuador44
2997
El Salvador4429119
Eritrea463181
Estland271871
Fidschi342369
Finnland50
33
136
Frankreich   
- Lyon5336115
- Marseille46
31101
- Paris sowie die Departments 92, 93 und 945839152
- Straßburg51
3496
- im Übrigen4429115
Gabun6241278
Gambia3020125
Georgien352488
Ghana4631174
Grenada5134121
Griechenland   
- Athen46
31132
- im Übrigen36
2489
Guatemala281996
Guinea46
31
118
Guinea-Bissau241686
Guyana412881
Haiti5839130
Honduras4832
101
Indien   
- Chennai342387
- Kalkutta4128117
- Mumbai3221125
- Neu Delhi5033144
- im Übrigen3624145
Indonesien3825130
Iran33
22
196
Irland442992
Island4732108
Israel5637191
Italien   
- Mailand3926156
- Rom5235160
- im Übrigen3423126
Jamaika5436135
Japan   
- Tokio66
44
233
- im Übrigen5134156
Jemen241695
Jordanien4631
126
Kambodscha392694
Kamerun5033
180
Kanada   
- Ottawa47
32
142
- Toronto5134161
- Vancouver50
33140
- im Übrigen4732
134
Kapverden3020105
Kasachstan3926109
Katar5637170
Kenia4228223
Kirgisistan292091
Kolumbien4128126
Kongo, Republik5033200
Kongo, Demokratische Republik6845171
Nordkorea3926132
Südkorea5839112
Kosovo231657
Kroatien281975
Kuba46
31228
Kuwait4228185
Laos332296
Lesotho2416103
Lettland302080
Libanon4429120
Libyen4530100
Liechtenstein5336180
Litauen241668
Luxemburg4732130
Madagaskar342387
Malawi4732123
Malaysia342388
Malediven52
35170
Mali4128122
Malta4530112
Marokko4228129
Marshall Inseln634270
Mauretanien3926105
Mauritius54
36220
Mazedonien2920
95
Mexiko4128141
Mikronesien563774
Moldau
24
1688
Monaco4228180
Mongolei2718
92
Montenegro292094
Mosambik4228147
Myanmar35
24
155
Namibia231677
Nepal281986
Neuseeland56
37153
Nicaragua362481
Niederlande4631119
Niger41
2889
Nigeria6342255
Norwegen80
53182
Österreich3624104
Oman60
40
200
Pakistan   
- Islamabad3020165
- im Übrigen271868
Palau5134166
Panama3926111
Papua-Neuguinea60
40
234
Paraguay3825108
Peru302093
Philippinen3020107
Polen   
- Breslau332292
- Danzig292077
- Krakau281988
- Warschau3020105
- im Übrigen271850
Portugal3624102
Ruanda4631141
Rumänien   
- Bukarest32
21
100
- im Übrigen261762
Russland   
- Jekaterinburg281984
- Moskau3020110
- St. Petersburg2617114
- im Übrigen241658
Sambia3624130
Samoa292085
São Tomé - Príncipe4732
80
San Marino34
23
75
Saudi-Arabien   
- Djidda3825234
- Riad4832179
- im Übrigen483280
Schweden5033168
Schweiz   
- Genf6443195
- im Übrigen6241169
Senegal4530128
Serbien2013
74
Sierra Leone392682
Simbabwe4530103
Singapur5336188
Slowakei241685
Slowenien332295
Spanien   
- Barcelona3221118
- Kanarische Inseln322198
- Madrid4128113
- Palma de Mallorca3221110
- im Übrigen292088
Sri Lanka4228100
St. Kitts und Nevis453099
St. Lucia5436129
St. Vincent und die Grenadinen5235121
Sudan3524115
Südafrika   
- Kapstadt2718112
- Johannisburg2920124
- im Übrigen221594
Südsudan34
23
150
Suriname4128108
Syrien3825140
Tadschikistan261767
Taiwan51
34
126
Tansania4732201
Thailand3221118
Togo3524108
Tonga392694
Trinidad und Tobago5436164
Tschad64
43
163
Tschechien35
24
94
Türkei   
- Istanbul3524104
- Izmir422880
- im Übrigen402778
Tunesien40
27115
Turkmenistan3322108
Uganda3524129
Ukraine322198
Ungarn22
15
63
Uruguay4429109
Usbekistan3423123
Vatikan5235160
Venezuela4732120
Vereinigte Arabische Emirate4530155
Vereinigte Staaten von Amerika (USA)   
- Atlanta62
41
175
- Boston5839265
- Chicago5436209
- Houston63
42
138
- Los Angeles56
37274
- Miami64
43
151
- New York City58
39282
- San Francisco51
34314
- Washington, D. C.62
41
276
- im Übrigen51
34138
Vereinigtes Königreich von Großbritannien und Nordirland   
- London6241224
- im Übrigen4530115
Vietnam382586
Weißrussland201398
Zentralafrikanische Republik46
31
74
Zypern45
30
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